1

Haga copias de sus archivos en línea sin siquiera tratarlo

A estas alturas estoy seguro de que todos ustedes hacen copias de seguridad de sus archivos críticos semanalmente o incluso a diario, y de que crean religiosamente cada cierto número de meses una imagen completa de su disco duro, ¿cierto? ¿No? Bueno, no son ustedes los únicos. Y aunque no hay nada como una buena estrategia para hacer copias de seguridad, la tendencia hacia el uso de aplicaciones en línea del calibre de las de escritorio hace más fácil que nunca obtener algún grado de protección sin siquiera intentarlo.

Hay nuevos servicios en línea, en su mayoría gratuitos, que tienen características vistosas y permiten crear de forma eficaz copias de seguridad de muchos de los archivos que usted considera irremplazables con sólo hacer lo que usted normalmente hace, pero con una variación. Usted puede asegurar que sus documentos de texto, hojas de cálculo, marcadores de páginas del navegador, fotos digitales y archivos de música no solamente sobrevivan un colapso catastrófico, sino que también estén más accesibles a usted y aquellos con quienes quiera compartirlos.

Por supuesto, el uso del almacenamiento en línea de una compañía significa que usted tendrá que aceptar la estabilidad del sitio, su seguridad en la Web y su política de privacidad, o las de cualquier compañía que pueda comprar a la primera. La mejor solución siguen siendo las copias de seguridad verdaderas (vea http://www.pcwla.com/buscar/07059001) y quizás una copia espejo en un segundo disco duro en configuración RAID que, como los seguros de automóviles, pueden simplemente representar la diferencia entre un mal día y uno desastroso. Sin embargo, al utilizar algunos o todos estos servicios de la Web, usted podrá obtener fácilmente un cierto nivel de seguridad en caso de una catástrofe, o añadir otro nivel de redundancia a las copias de seguridad que ya tiene.

Documentos y hojas de cálculo

Existe un grupo de sitios nuevos que están ansiosos por sacar una tajada del enorme pastel de Microsoft Office. Mis dos favoritos son la suite para documentos de Zoho (writer.zoho.com) y Google Docs & Spreadsheets (docs.google.com) para hojas de cálculo. Ambos servicios gratuitos incluyen espacio de almacenamiento para sus archivos (Zoho ofrece 1GB; Google limita el número y el tamaño de los documentos y hojas de cálculo que usted puede almacenar; para más detalles visite http://www.pcwla.com/buscar/07059001). Todo lo que usted crea se guarda automáticamente en un servidor en línea, lo que en efecto crea una copia de seguridad. También podrá acceder a todos sus documentos usando cualquier navegador, sin tener que instalar ningún software de antemano.

Como muchos otros nuevos sitios de la Web, Zoho y Google usan el Java-Script Asíncrono y XML –o Ajax– para dar al servicio la apariencia de una aplicación de escritorio. Usted tendrá a su disposición combinaciones de teclas para acceder a las características comunes, archivos que se guardan automáticamente en un segundo plano y otras funciones necesarias. Ninguno de los sitios está a la altura de Office si usted necesita la totalidad de funciones, y además pudiera toparse con algún que otro error molesto, aunque no extremo, en los servicios que son relativamente nuevos. Pero para los documentos que usted usa en casa, probablemente no extrañará nada.

Me encanta la interfaz elegante de Zoho para los documentos, pero para las hojas de cálculo prefiero el servicio de Google . Usted puede usar fácilmente ambos servicios lado a lado.

Si usted tiene una copia de Office, Zoho recientemente presentó un excelente complemento que vincula su servicio con Word y Excel. Instálelo y obtendrá una barra de herramientas en ambas aplicaciones para abrir archivos de Zoho directamente desde Office. Haga cambios y pulse el botón Zoho Save, y el documento en línea será actualizado. También podrá agregar documentos y hojas de cálculo creados por Office a su depósito de documentos en Zoho.

Sin embargo, ninguno de los servicios es perfecto. Ambos requieren una conexión estable de Internet para poder llegar a sus archivos (aunque el complemento de Zoho mitiga esa necesidad). Además, aunque cualquiera de los servicios permite la importación de archivos de Office (mediante una opción en el sitio o con el botón Añadir del complemento de Zoho), muchas veces el formato se estropea. Y olvídese de usar las fórmulas de Excel, las macros y números de páginas de Word, y otras características avanzadas. Si usted importa un archivo que contiene estos elementos, invariablemente se romperá.

Marcadores de página en línea

Cuando su disco duro falla, otra de las cosas que molestan es la pérdida de los marcadores de página del navegador. Si usted es como yo, ha invertido horas y horas de esfuerzo para encontrar las mejores fuentes de información en línea, tanto de índole personal como profesional. Perderlas todas le echaría a perder el día a cualquiera.

Pero aquí, nuevamente, vienen al rescate las soluciones gratuitas en línea. Varias extensiones de Firefox no solamente guardan automáticamente sus marcadores de página a un servidor en línea, sino que también los sincroniza entre navegadores en varias PC. Mi favorito, Foxmarks , tiene algunas excelentes opciones de instalación: si sus equipos pierden la sincronización, podrá reemplazar todos sus marcadores de página con los que tiene almacenados en línea, o reemplazar lo que tiene almacenado con sus favoritos locales.

Después de la instalación, el accesorio sincroniza invisiblemente los marcadores de página sin que usted tenga que mover un dedo. No solamente podrá marcar una página en el trabajo y tenerla lista en la casa (sin tener que enviarse el URL por correo electrónico), sino que si su computadora se descompone, bastará con reinstalar Firefox y Foxmarks y conectarse para restaurar todos sus marcadores de página.

Google ofrece un complemento para Firefox llamado Browser Sync (http://www.pcwla.com/buscar/07059201) que no sólo sincroniza sus marcadores de página, sino también sus cookies, sus contraseñas, su historial e incluso las fichas que tiene abiertas. Los que verdaderamente están preocupados por la seguridad no querrán sincronizar las contraseñas en el servidor de otra persona. Yo uso el Browser Sync solamente para las contraseñas y el historial de navegación porque me frustraban las frecuentes meteduras de pata del accesorio al sincronizar los marcadores de página (posiblemente porque tiendo a mantener mis navegadores abiertos en mi trabajo y en las PC de la casa simultáneamente).

Si usted prueba Foxmarks o Google Browser Sync, aquí va una sugerencia para mantener la separación entre los favoritos del trabajo y los personales: identifique las carpetas de marcadores de página precediendo su nombre con una designación como Casa- o Trabajo- y agrupe esas carpetas.

Copias de seguridad de fotos

Parte de la gracia de las fotos digitales es poder mostrarlas, por eso es probable que ya usted las haya subido a un sitio diseñado para compartirlas como Flickr (flickr.com) o SmugMug (smugmug.com). Algunos de estos servicios también tienen funciones que constituyen una aceptable solución de facto para mantener copias de seguridad de sus fotos.

Uno puede transferir un número ilimitado de fotos (de JPEG solamente) a la nueva versión 3 de Yahoo Photos (photos.yahoo.com). Si ya tiene un puñado de ellas, subirlas le tomará algún tiempo. Pero después usted (o las personas con las que usted las comparte) podrá bajar gratuitamente la imagen en su tamaño natural: haga doble clic sobre la imagen que quiere y verá una opción de Descargar en el menú del sitio; entonces escoja resolución completa en la próxima pantalla.

Algo que debe recordar es que aunque podrá subir todas las fotos que quiera (en cualquier resolución que escoja), debe usar su Yahoo ID (en el sitio de fotos, en el correo de la Web de Yahoo, o en cualquier otro sitio o servicio de Yahoo) una vez cada seis meses. De lo contrario, los sitios le enviarán una advertencia por correo electrónico; y si todavía no se conecta, le borrarán las fotos.

Además, si ocurre un desastre y pierde todas las fotos en su disco duro, bajar imágenes una por una a su disco duro nuevo podría ser una tarea larga y tediosa. Otra opción es transferir todas sus fotos a Shutterfly (shutterfly.com), que actualmente no le permite bajar una imagen de tamaño natural, pero que le envía un CD de sus fotos de tamaño natural por un precio. Y al igual que en Yahoo Photos, puede subir un número ilimitado de imágenes a Shutterfly.

Para ordenar un CD, seleccione Shutterfly Store y en el menú desplegable bajo Products escoja Gift Certs & CDs. Tendrá que pagar hasta US$40 por las primeras 1.000 imágenes y US$15 para cada grupo adicional de 1.000 (más costos de envío). Aunque sale cara, esta opción podría ser una manera mucho más rápida de restaurar toda su colección de fotos.

Música digital

En lo que respecta a la música, la opción más sencilla para tener copias de seguridad resulta algo anticuada, ya que no involucra ninguno de esos vistosos servicios en línea modernos: todo lo que tiene que hacer es usar los CD originales. Pero si prefiere evitarse la laboriosa tarea de volver a hacer “ripping” todos y cada uno de sus CD cuando su PC estire la pata, su reproductor de música portátil puede venir al rescate.

Asegúrese de que cualquier reproductor que compre tenga suficiente capacidad para almacenar toda su colección de música, con espacio de sobra para crecer. El espacio de almacenamiento es cada vez más barato tanto para las PC como para los dispositivos portátiles, y varios reproductores pueden dar la talla. Aparte de los ubicuos iPod (disponibles en opciones de 30GB y 80GB), el Creative Vision Zen:M de 60GB y el Microsoft Zune de 30GB también son buenas compras.

Con un iPod y iTunes, su procedimiento salvador sería reinstalar iTunes, conectar su iPod y seguir las instrucciones para restaurar su música desde su iPod. Para reactivar cualquier música que haya comprado en la tienda iTunes, tendrá que conectarse al servicio y limpiar sus autorizaciones (pulse Store [Tienda]•Deauthorize Computer [Desautorizar computadora]) para que su nueva PC adquiera los derechos a reproducir las canciones.

Con la mayoría de los demás reproductores, usted puede conectar su reproductor a su PC como una unidad USB de almacenamiento o dispositivo del Protocolo de transferencia de medios para entonces arrastrar y soltar su música en su unidad de disco duro por medio del Explorador de Windows. Puede usar un método similar con un iPod: ya sea configurando su PC para que muestre los archivos y carpetas ocultas y luego navegando a la carpeta oculta iPodControl para copiar la carpeta de Música en su unidad de disco duro, o usando una aplicación como EphPod (ephpod.com), sostenida por donaciones, que puede hacerlo por usted.

Si los nombres de archivos o de directorios no son conservados correctamente cuando usted restaura su música usando este método, puede hacer que iTunes o que el Reproductor de Windows Media reconstituya su música y le dé un nuevo nombre según lo que encuentre en las etiquetas ID3. Para el RWM, escoja Herramientas•Opciones, seleccione la pestaña Biblioteca y marque las casillas ‘Renombrar archivos de música con configuración para copiar música desde CD’ y ‘Reorganizar música en carpeta de copia desde CD, con su configuración’. Entonces seleccione la pestaña Copiar música desde CD y escoja un esquema para dar nombre a las carpetas y archivos pulsando los botones Cambiar y Nombre de archivo.

En iTunes, seleccione Editar•Preferencias en el menú y escoja la pestaña Avanzada. Entonces marque la casilla titulada Mantener la carpeta de música de iTunes organizada.

Almacenamiento en línea para todo tipo de archivo

Si quiere una opción universal para almacenar cualquier tipo de archivo, pruebe uno de los numerosos servicios de almacenamiento en línea. Usted generalmente puede compartir los archivos que sube y, por supuesto, recuperarlos si su unidad de disco duro se descompone. Mi favorito es el GoDaddy Online File Folder (find.pcworld.com/56726), que cuesta US$20 anuales por 2GB de almacenamiento. Puede acceder al servicio desde su PC como si fuera un sitio de la red y luego arrastrar y soltar los archivos usando el Explorador, o puede guardar directamente en el sitio desde la mayoría de los programas, aunque no todos. Otro servicio bueno, el Box.net, ofrece 1GB de almacenamiento gratis o 5GB por US$5 al mes. Tiene una bonita y sencilla interfaz de la Web, pero no permite relacionar ese almacenamiento como unidad de disco o sitio de una red.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.