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Baufest propone un nuevo modelo de costos IT

Dentro de las organizaciones, con el transcurso del tiempo, el área de IT pasó de ser un mero grupo de personas a ser un elemento clave para la operación habitual. Su responsabilidad es brindar servicios (Infraestructura, Software y Servicios) al resto de las áreas de Negocio de la Compañía. Es muy importante que estas áreas de Negocio sean vistas como Clientes que consumen los Servicios que ofrece IT. Como en toda relación Cliente – Proveedor, el Cliente debe conocer el costo de lo que está consumiendo, no solo para comprender que no puede consumir recursos en forma ilimitada, sino además para poder evaluar las características del Producto/Servicio (relaciones de costo, calidad, beneficio, etc.).

Desde este punto de vista, para obtener los mejores resultados, IT debe funcionar y ser administrada como un área de Negocio más de la Organización; es decir, debe hacer una utilización óptima del presupuesto, determinando cuál es el gasto, cómo está compuesto, dónde se insume, cómo se distribuye respecto a los Productos y Servicios, cuál es el precio que el Cliente debe pagar por los servicios, etc.

Escenarios Comunes
– Por un lado, frente al contexto actual, la situación de la Organización frecuentemente obliga a ajustar el presupuesto de IT para ahorrar costos; por otro lado el presupuesto de IT nunca parece ser suficiente, siempre faltan recursos o dinero para satisfacer la demanda.

– Dado que las áreas de Negocio desconocen el costo de los Servicios que consumen, no solo no los contemplan – pagan – sino hasta, en algunas ocasiones, no están satisfechas con el nivel de Servicios provisto por IT. La calidad de lo que reciben no está acorde con lo esperado.

– Al proyectar inversiones, estas áreas solo analizan el costo / beneficio de la implementación de la solución, sin tener en cuenta los costos asociados al soporte y mantenimiento. – Es muy diferente brindar soporte a una solución standard que un desarrollo a medida core que podría requerir atención 7×24.

– En ocasiones el área de IT, si bien cuenta con información sobre cuánto es el costo de mantener los Productos (Software y Hardware), no cuenta con datos adicionales, como la inversión inicial, ROI, etc., que le permitan analizar si es más conveniente continuar con las reparaciones o adquirir un producto nuevo..

 

Recomendaciones y pasos a seguir
Dado que el Negocio mueve a la organización, todas las acciones a llevar a cabo deben realizarse sin interferir ni descuidar las demandas de este.

– Como paso inicial se debe determinar cuál es el costo global de los elementos que provee IT. Una vez conocido el gasto, se debe confeccionar un catalogo de los Productos de IT (Software y Hardware) e identificar cómo se relacionan con el costo global.

– En el caso de proyectos, se deben medir no sólo los costos incurridos durante la duración del Proyecto, sino además los costos asociados a este una vez que el producto del proyecto está brindando servicios en forma habitual (implementación, soporte, mantenimiento). Este dato debe ser provisto por el área de IT al resto de las áreas para que puedan incluirlo en el análisis de sus costos.

– Luego es necesario establecer los Tipos de Servicios que provee IT en base a si se trata de soluciones nuevas, estándares o específicas de cada área, y su disponibilidad  (Soporte 5×8 o 7×24).

– Además se debe definir el costo asociado – precio – a cada uno de estos Tipos de Servicios.

– Por último, es importante determinar quiénes son los Clientes de estos Servicios, cuál es el perfil de consumo y en qué volumen se demanda,  con el objetivo de que cada uno tenga conocimiento de los costos de lo que consume o puede consumir.

Es importante remarcar que, para poner en práctica estas recomendaciones, no hacen falta soluciones mágicas. Hoy en día muchas organizaciones ya cuentan con la información esencial para que el área de IT pueda ser administrada como otra unidad de Negocio. Si bien el proceso de mejora puede efectuarse en forma de big-bang con el soporte de una solución integral, el aspecto más importante es identificar los datos necesarios y organizarlos de forma tal que permita al área de IT gestionarse en forma eficaz y eficiente.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.