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Consejos para reducir los gastos de TI

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Hoy en día, los CIO deben buscar cuáles son los aspectos que precisan reforzar para cumplir los objetivos de su organización de TI y hacer frente a una situación de crisis económica que está dejando huella en todo el sector.

Ésta no es la primera vez que las empresas se encuentran sumergidas en este tipo de eventualidades. La última vez que la economía falló, algunos CIO reaccionaron como si se les cayera el cielo encima y dominados por el pánico, tomaron decisiones equivocadas a la hora de recortar gastos. La experiencia ha enseñado que es necesario planear con antelación los recortes, sin descuidar la capacidad de la empresa para volver a crecer cuando se precise.

Tres son las claves que hay que tener en cuenta:

1. Proyectos difíciles de completar. Arquitectos, administradores de bases de datos, relaciones públicas, especialistas de seguridad y analizadores de negocios. Lleva tiempo encontrarles, y más aún que comprendan el ambiente tecnológico, los componentes del negocio y las estrategias empresariales; pero una vez que lo han hecho son capaces de saber lo que se necesitará el año siguiente y sucesivos. Y, aunque sus valoraciones no son siempre obvias para el CFO, es preciso mantenerles, sobre todo si se tiene en cuenta lo que pasaría si no se retienen sus habilidades dentro de la empresa. Sin el arquitecto, las futuras sinergias de M&C podrían tardar una eternidad en materializarse. Sin una persona veterana trabajando de administradora y ayudando a las unidades de negocio a priorizar proyectos, éstas podrían obtener de las TI justo lo que buscaban, pero no lo que necesitan. Si el presupuesto de TI es el principal objetivo de los recortes, hay que intentar cambiar analistas de negocios y administradores por presupuestos más flexibles.

2. Incorporar becarios. Los becarios son económicos. Los jóvenes representan el futuro del negocio, de la organización, de la industria de TI. Incluso si no trabajan a jornada completa en la empresa, estos becarios terminan convirtiéndose en futuros empleados, clientes y vendedores.
Para sacar partido al suministro de becarios, conviene cultivar una relación con negocios y facultades económicas en cada área. Es conveniente que cada semestre, se incorpore a la plantilla a uno de los mejores estudiantes con objeto de instruirle en el negocio, solicitando sus observaciones e ideas. Es una forma de encontrar ese talento que la empresa requiere.
Por otro lado, hay que mantener el contacto con estos estudiantes y una vez que se gradúen, ayudarles a encontrar trabajo en la propia empresa o en otra asociada. Mientras tanto, hay que sacar ventaja de la generación de graduados de este año, ya que mientras que la economía se suaviza, tienen más dificultad para encontrar trabajo. Es mejor para ellos porque obtienen unos años de experiencia en la organización como preámbulo para un MBA, y mejor para la empresa ya que se cultiva un futuro con ellos para que vuelvan una vez se hayan graduado.

3. Ideas de la plantilla y asociados. Los trabajadores son los que de verdad saben lo que pasa en las profundidades de la marca: que organizaciones forcejean en procesos laboriosos, que unidades de negocio refuerzan las bases de datos como si les fuera la vida en ello o como la videoconferencia puede sustituir “de forma pobre pero cara” a los viajes. Es preciso guardar estas ideas, ayudándose de alguna herramienta online como chats o forum, para más tarde compartir datos e ideas.

También es una buena opción tener en cuenta las ideas de los comerciales. Ellos saben lo que realmente necesitan ahora mismo y lo que puede ser pospuesto hasta el siguiente año si hace falta.

Su consejo acerca de como ayudar a mantener a flote la empresa ahorrando al mismo tiempo es muy valioso. Una vez iniciadas estas conversaciones, es posible desarrollar modos de ahorrar espacio, energía, tiempo, mantenimiento e incluso papel.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.