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Nuevas tecnologías para vencer el desafío de gestionar equipos de trabajo globales

¿Qué respuestas brinda el cloud computing para el manejo de grupos de profesionales tercerizados?

El mundo laboral está experimentando un cambio radical. Las grandes oficinas con decenas de empleados encerrados en sus cubículos están comenzando a desaparecer. En su lugar, nos encontramos con una estructura mucho más flexible y dinámica, en la que los equipos profesionales son más pequeños y están distribuidos a lo largo de todo el planeta.

Hoy, gracias a las posibilidades que brindan el teletrabajo y el trabajo virtual, es posible tener un equipo profesional distribuido a lo largo de todo el mundo. Las empresas ya no tienen la limitación de operar en un territorio local, por el contrario, sus desafíos se han trasladado a la gestión de un ámbito global, en el que lo más importante es la selección del mejor talento sin importar su ubicación.

Las herramientas de trabajo online y, fundamentalmente, las aplicaciones para gestión de equipos profesionales en la nube son las que permiten que este fenómeno siga creciendo cada día. Mientras un programador web está trabajando en el maquetado de un sitio en Alemania, un diseñador gráfico puede estar trabajando en el aspecto visual de la misma página en Colombia, y un redactor desarrollando los contenidos en España. Los tres pueden trabajar de forma dinámica, coordinada y, fundamentalmente, orientada a la obtención de los mejores resultados.

Lo cierto es que las nuevas estructuras de trabajo global les plantean a las empresas posibilidades que no estaban presentes en el universo corporativo tradicional. No sólo pueden acceder al mejor talento, también pueden optimizar sus estructuras de costos y ganar de esto modo una mayor flexibilidad en un mundo cada vez más competitivo. El teletrabajo o trabajo virtual es un fenómeno establecido que seguirá creciendo en los próximos años hasta transformarse en un nuevo estándar, ya que permite generar esquemas de operación más eficientes y productivos.  Y este nuevo esquema operacional es posible, sin lugar a dudas, gracias a las ventajas que brindan las nuevas aplicaciones online basadas en la nube, que permiten establecer una esquema de trabajo colaborativo a distancia.

Pero gestionar un equipo de trabajo distribuido a nivel mundial plantea desafíos novedosos. A muchos profesionales, como diseñadores gráficos o programadores, se les paga en función de la cantidad de horas trabajadas y, en este contexto ¿cómo es posible obtener un control efectivo que garantice el cumplimiento de los presupuestos? Sobre este punto, Alex Konanykhin, , explica que “la economía globalizada hoy permite tanto a pequeñas empresas como grandes corporaciones tercerizar el trabajo especializado en cualquier lugar del mundo. Sin embargo, administrar la mano de obra virtual y evitar la sobre-facturación es uno de los desafíos más importantes de esta modalidad”.

En este sentido, además de ser el nuevo esquema que posibilita gran parte del desarrollo del trabajo a distancia, el cloud computing también brinda soluciones para su control y gestión. La empresa liderada por Konanykhin es la desarrolladora de TransparentBilling.com, una solución basada en la nube que permite monitorear la productividad de equipos virtuales distribuidos a lo largo de todo el mundo, garantizando la máxima eficiencia y asegurando que los contratistas remotos no sobrefacturen a sus empleadores o clientes. La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), alerta sobre el peligro de la facturación fraudulenta, que representa actualmente uno de cada cuatro casos de fraude corporativo en los Estados Unidos. Además, un estudio llevado a cabo en 2011 por la firma de consultoria KPMG asegura que, lejos de reducirse, este fenómeno se encuentra en aumento en la actualidad. ¿Cuál es el objetivo, entonces, de este nuevo tipo de aplicaciones basadas en entorno de Cloud Computing? Simple: evitar que las ventajas del nuevo sistema de gestión organizacional que propone el teletrabajo terminen convirtiéndose en una amenaza.

“Si bien es cierto que la sobrefacturación es una preocupación constante para las empresas que operan con equipos de trabajo a distancia, lo cierto es que existen herramientas online que permiten la gestión efectiva de este tipo de medioambientes”, asegura al respecto Konanykhin. El especialista agrega que plataformas como TransparentBilling.com permiten un monitoreo constante de las tareas y la productividad de cada empleado, generando capturas de pantalla y mediciones de la actividad en su teclado. “De este modo, los empleadores pueden contar con un entorno online que les brinda un control absoluto y visibilidad del trabajo de los contratistas por cada dólar facturado y pagado”, afirma Konanykhin.

El foco está puesto, por supuesto, en la eficiencia. En generar equipos de trabajo que puedan responder a tareas complejas de manera rápida, dinámica, y sin excederse en los costos. El trabajo en línea, con recursos humanos distribuidos en distintos lugares del globo, es una realidad cada vez más tangible que llegó para quedarse. Y su prosperidad está asegurada porque brinda posibilidades inéditas hasta el momento. En primer lugar, se puede acceder a los recursos humanos más capacitados, sin importar el lugar del planeta en el que se encuentren. Ya no es necesario pensar sólo en las personas que tienen proximidad física con un lugar de trabajo, es posible tener al mejor diseñador del mundo en Barcelona, al artista 3D más talentoso en Odesa y a un especialista en programación web en Buenos Aires, y que los tres estén trabajando de manera absolutamente coordinada en un mismo proyecto.

Pero las ventajas no se acaban ahí. Las nuevas estructuras de trabajo, más elásticas y ligeras, permiten que cada profesional pueda realizar sus tareas sintiéndose absolutamente cómodo, en muchos casos, sin siquiera tener que moverse de su casa. En lugar de tener el ojo tenaz de un supervisor clavado en la pantalla de su PC, el empleado sólo tiene conectarse a una plataforma online que se encargará de registrar, automáticamente, los avances de su trabajo. Desde la misma plataforma, otra persona, en cualquier lugar del mundo, puede supervisar el avance de las tareas, o continuar trabajando en otra área del proceso a partir de los materiales compartidos online por sus compañeros.

Sin lugar a dudas, el paradigma de la computación en la nube está planteando modificaciones enormes que hacen al día a día de nuestra existencia. La utilización de herramientas online para propiciar el trabajo colaborativo, reducir las estructuras de costos y aumentar la productividad es un factor fundamental en este sentido. Vivimos en un mundo que es cada vez más dinámico y cambiante, donde aquel que pueda lograr mayor elasticidad y eficiencia será el que consiga diferenciarse del resto.

Aquella visión de una oficina estática en la que cada empleado está aislado en su espacio de trabajo, mientras un supervisor recorre el piso solicitando a viva voz los avances del proyecto en el que trabaja, es algo que está quedando definitivamente en el pasado. Estamos en un nuevo contexto que otorga una mayor flexibilidad, tanto a los trabajadores como a las organizaciones. Pero también es un ambiente que demanda nuevas competencias y herramientas para alcanzar nuestros objetivos porque, al final del día, la demanda para todos sigue siendo la misma: cumplir con las metas asignadas de la forma más práctica posible, respetando los tiempos y los presupuestos asignados.

Marcelo Lozano, CIO América Latina

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.