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Fedco, logra ahorros significativos al unificar sus comunicaciones

  • Gracias a la implementación de nuevas tecnologías con Microsoft, Fedco realiza capacitaciones en 37 tiendas simultáneamente por medio de la plataforma Lync.
  • Office 365 ofrece comunicaciones unificadas a empresa proveedora de productos de belleza.
  • Capacitaciones simultáneas a distancia simultáneas sin importar cuántos sean o dónde estén los empleados.

Un par de emprendedores tuvieron el sueño de ofrecer productos de belleza de alta calidad importados para venderlos en Barranquilla, Colombia y ofrecer bienestar, salud y belleza. La idea era comercializarlos en tiendas a manera de canales exclusivos de marcas de líneas de cosméticos de talla internacional.

Así, hace 30 años, abrieron la primera tienda. Hoy cuentan con 37 almacenes que atienden las necesidades y los gustos en bienestar y belleza de miles de personas en las principales ciudades de Colombia.

Pero hoy Fedco es mucho más. Es un grupo organizacional de 5 empresas en diferentes sectores de la industria, con una estrategia corporativa orientada a aportar a la calidad de vida de las personas.

Esta expansión llevó a la organización a automatizar sus procesos tanto críticos como de productividad. Durante varios años utilizaron un correo gratuito soportado en una plataforma de software libre que llegó a presentar inconvenientes diarios que tenían que ver con la administración, ataques de virus y correos indeseados o spam. Además de inconvenientes que afectaban la disponibilidad del servicio.

La experiencia les produjo situaciones graves. En el mes, por ejemplo, tenían alrededor de 4 a 5 incidentes que los reportaban en listas negras y como generadores de spam. Esto se convirtió en un problema para la compañía y en una traba para el proceso de crecimiento en el que se encontraba Fedco puesto que las plataformas tecnológicas no respondían a sus  necesidades.

Sobre esto, cuenta Pierre Caliz, Director de Tecnología de Fedco, una de las cosas que más preocupó a la organización fue que la inversión no cubría las actualizaciones por no haber adquirido  software assurance con las licencias de herramientas de ofimática compradas. Al transcurrir los años contaban con una plataforma heterogénea que dificultaba el soporte y la compatibilidad, generando baja productividad de los usuarios que utilizaban diferentes versiones. “Entendiendo que desde siempre utilizamos la tecnología Microsoft con Office y la teníamos masificada aunque no de la mejor forma, decidimos resolver el problema con Office 365 para el tema de incompatibilidad entre plataformas heterogéneas y de productividad”, comenta el Director de Tecnología de Fedco.

Sin embargo, antes de dar el salto a la nube con Microsoft, Fedco decidió probar Google Apps durante dos años, pero aún no resolvían, según los técnicos de Fedco, los asuntos cruciales de correo  y, aunque la experiencia fue buena con esta plataforma, necesitaban fortalecer los canales de comunicación de la compañía.

En ese momento, dice Caliz, la solución en la nube se convirtió en la mejor opción. Estaban convencidos de que la trayectoria y la experiencia de Microsoft daban más garantías, además de ser más sencillo para los usuarios pues ya conocían con anterioridad las herramientas.

Así Fedco abrió la ventana a las conexiones de las comunicaciones.  Agrega Caliz que “Microsoft nos ofreció más funcionalidad para la dinámica de nuestro negocio, al brindarnos una solución real de comunicaciones unificadas, en la cual contamos con un chat corporativo, sitios de colaboración, Communicator, la posibilidad de hacer audio y video conferencias, además de conferencias web con un grupo importante de participantes, sin tener que hacer altas inversiones en tecnología gracias a la nube, todo esto fue lo que nos llevó a tomar la decisión de migrar a Office 365”, expresó Caliz.

Bajo el liderazgo de Pierre se realizaron pilotos de la solución que comprobaron la funcionalidad y validaron su eficacia mediante la asignación de cuentas de ensayo a los usuarios. Posterior a esto se inició la implementación de Office 365 con una campaña de concientización para la adopción de la tecnología que mostraba, en términos de beneficios, cómo se fortalecerían los canales de comunicación en la compañía en sus puntos de venta y a nivel interno entre las diferentes sedes, lo que representa el 95 por ciento de las comunicaciones de Fedco.

De esta manera, anota Fedco, “iniciamos un piloto con 3 tiendas a nivel nacional para  comprobar toda su funcionalidad. El tema de correo, voz y audio de PC a PC, además de conferencias web, abrieron un abanico de posibilidades de comunicación para que el usuario decidiera cuál era el mejor medio para comunicarse. Después organizamos sesiones de entrenamientos de la solución armando grupos interdisciplinarios de diferentes áreas para entrenarlos en la utilización de las herramientas con muy buenos resultados. La adopción fue muy rápida, y los empleados  fueron capaces de entender y utilizar las nuevas herramientas en un tiempo corto.”

En febrero de 2010 empezaron el despliegue de la herramienta, de la que se benefician más de 350 usuarios, aprovechado al cien por ciento toda la funcionalidad gracias a la implementación de  tutoriales virtuales para todo el personal disperso a nivel nacional.

Los ahorros, la seguridad en las comunicaciones y la productividad ya se notan. “Hoy día tenemos ahorros entre 10 y 15 millones de pesos mensuales en telefonía fija desde que iniciamos, y ha sido un ahorro que se ha sostenido en el tiempo. Para nosotros es importante generar a través La tecnología valor en beneficio de nuestros socios de negocio, lo cual hemos conseguido con Microsoft”, finaliza Pierre.

Para Microsoft casos como éste de Fedco son ejemplo de empresa, de emprendimiento y de competitividad. Así lo asegura Juan Pablo Consuegra, director de mercadeo y operaciones de negocio de Microsoft Colombia, cuando apunta que “el caso de Fedco es un ejemplo increíble de la gran oportunidad que la computación en la nube le brinda a las empresas de consolidar una infraestructura TI ágil, integral y segura para hacer sus procesos de negocio sea más productivos y a un costo muy competitivo”.  Además anotó que de las empresas nacionales que se han subido a la nube el 74% lo ha hecho con Office 365, el 16% con Windows Azure para el desarrollo de nuevas soluciones y el 10% restante con CRM Online para el relacionamiento con clientes.

Lo cierto es que la adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones -como ésta que experimenta Fedco- entre las pequeñas y medianas empresas del país ha servido para hacerlas más productivas, como dice Caliz, y convertirlas en negocios competitivos que contribuyan con el desarrollo y la innovación del país. En los últimos 2 años Microsoft ha apoyado la adopción de productos y servicios en la nube a cerca de 400 empresas.

Esta implementación en Fedco ha sido exitosa para la compañía y sus empleados no solo en ahorro, también en optimización y agilidad. Hoy día los usuarios utilizan de manera masiva y transparente los diferentes canales de comunicación, adaptándolos a sus necesidades puntuales de manera eficiente bien sea por medio de video conferencias para el caso de las capacitaciones, communicator, o el correo electrónico, entre otras. Por esto el respaldo y la garantía son importantes: “El acompañamiento de Microsoft  durante este procesos ha sido fundamental; ya que ha sido garantía  para que las implementaciones sean exitosas y limpias, que la compañía tenga el retorno de inversión en un tiempo corto,  y  que las personas realmente utilicen las soluciones de una manera adecuada”, concluye Caliz.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.