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Cinco fórmulas para proteger las inversiones TI

Con la actual situación de crisis, muchos CIO han visto como sus presupuestos se han reducido notablemente o simplemente han sido congelados. Una situación que a muchos les parece insostenible ya que tendían a identificar un gran presupuesto con un éxito inmediato.

Sin embargo, cada vez se pone de manifiesto de forma más clara que el dinero no lo es todo a la hora de gestionar el departamento TI. Y es que saber cómo usar ese dinero y cómo proteger las inversiones ya realizadas es un aspecto tan fundamental y necesario como la cantidad de ceros que aparezcan en el presupuesto si no se quiere dilapidar (de una forma extraordinariamente moderna, eso sí) el dinero.

Con este contexto de fondo, he aquí una serie de consejos –inspirados por la consultora Gartner– a la hora de garantizar y asegurar las inversiones en materia tecnológica.

1. Diagnosticar los retos a los que se enfrenta su organización y que cambios hay que realizar para mejorar: El costo de la implementación de un nuevo proyecto y el gasto operacional en curso a menudo se tratan por separado. Es imprescindible vincular el gasto del proyecto y su costo operativo, sacando conclusiones claras. Si el aumento en los costes de operación de los nuevos proyectos no es sostenible, puede ocurrir que se agoten los presupuestos y se reduzcan las posibilidades de futuras inversiones, lo que lleva a una espiral descendente.

2. Planificar maneras de detectar y evitar sorpresas presupuestarias en el futuro: Los costos ocultos pueden ser más peligrosos que los visibles. En muchas organizaciones, especialmente en Europa, Oriente Medio y África, es obligatorio pronosticar los futuros costes de operación en los planes del proyecto. Sin embargo, el optimismo sigue estando muy extendido cuando se trata de la planificación. Estos errores de juicio en la planificación de nuevos proyectos incluyen desde subestimar los costos de soporte y la dependencia en proveedores únicos hasta no tomar en cuenta cambios en la demanda.

3. Crear una vista única de la cartera de activos, servicios y gastos del proyecto: Ello debe lograrse eliminando los silos. Por ejemplo, una forma sería la de exigir a los directivos de servicios y administradores de proyectos que trabajaran juntos en la aprobación del caso de negocio concreto. Asimismo, hay que asegurarse de que los gastos operativos nuevos se identifican a través de un análisis de costo total de propiedad.

4. Identificar cuándo es necesario invertir con un plan de activos que cubra el ciclo completo de vida: Los nuevos proyectos y los activos o servicios que crean son vistos como algo muy valioso para las organizaciones. Sin embargo, este valor tiende a depreciarse y este proceso no se detiene en cero, porque los activos de TI y servicios por lo general cuestan dinero para apoyar, mantener y retirar. Por ejemplo, muchos activos de TI y servicios contienen datos que deben permanecer legibles para garantizar el cumplimiento legal y regulatorio. Si la decisión consiste en sustituir, actualizar o retirar estos bienes o servicios, ello puede implicar gastos imprevistos que se pueden comerse fácilmente los presupuestos de TI. Sin una planificación adecuada del ciclo de vida, la empresa podría no tener dinero ni para “sacar la basura”.

5. Decidir qué hacer y cuándo: El hacer “más con menos” es una utopía en estos tiempos en que las áreas financieras lo que exigen es hacer “menos con menos”, o dicho de otro modo: lo que se busca es reducir al mínimo el gasto en TI. En ese sentido, el éxito de un proyecto puede tener el efecto de aumento de la demanda y por lo tanto, es tan importante gestionar la demanda de un servicio o un bien como gestionar el propio proyecto. De lo contrario, la eficiencia y el ahorro pueden esfumarse y poner en peligro la financiación de proyectos futuros.

Scott Berinato, CIO EE.UU.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.