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Consejos para aprovechar el software de gestión de proyectos

Las empresas pueden maximizar el rendimiento de sus actividades y planes gracias al software de gestión de proyectos. Algunos sencillos consejos permitirán utilizar este tipo de herramientas de forma más precisa, lo que se traducirá en resultados más productivos.

El primer consejos es analizar las necesidades. Se trata de una premisa básica, aplicada a prácticamente todos los ámbitos de la planificación corporativa. Es importante saber qué se necesita para escoger la mejor solución posible. En el caso de los sistemas de gestión de proyectos, en los que hay una gran variedad, sucede lo mismo. Escoger el software debe estar en función de las necesidades.

El segundo consejo tiene relación con el anterior. Una vez establecidas las necesidades, es interesante valorar la posibilidad de contratar un servicio basado en la nube. Las empresas deben tener en cuenta los factores que se gestionarán y valorar si esta posibilidad, la nube, puede ayudar a mejorar la gestión de los proyectos o si por el contrarío complicará su administración.

Una vez determinados esos dos puntos, es fundamental saber escoger un software que sea sencillo de usar. Aunque elijamos lo que se adapta a las necesidades, no vale para nada si posteriormente es demasiado complejo y no se puede sacar todo su potencial. En este sentido, la recomendación es apostar por un software intuitivo y sencillo.

En cuarto lugar, es interesando que la solución de gestión de proyectos se pueda escalar. Los expertos han destacado que la contratación de software de gestión de proyectos tiene que basarse en una estrategia a largo plazo, en la que la situación y las necesidades pueden cambiar. Por ello disponer de posibilidades de ampliar o disminuir la red es fundamental.

La colaboración de las personas que trabajarán con el software es otro aspecto importante. Lo mejor que se puede hacer es que el equipo que va a trabajar con el software de gestión de proyectos colabore en su elección. Se trata de una manera de crear grupo y de asegurar que la elección se adapta a las personas que lo usarán.

El sexto consejo es confirmar, antes de la contratación, que el software elegido se adapta a las aplicaciones básicas disponibles, tales como el correo electrónico. Se trata de una forma de simplificar el trabajo y hacerlo más cómodo.

De cara a la adquisición en si de la solución de gestión de proyectos, dos consejos importantes son la elección de un buen vendedor que ofrezca apoyo y la comparación de las alternativas. Es interesante que el vendedor confirma que habrá apoyo en la implementación y mantenimiento de la solución. Al comprar, las empresas pueden ver el estado de las soluciones y del mercado en general.

Una vez escogida la solución, un aspecto recomendable es establecer metas desde un principio. Se trata de un consejo que permite motivar al equipo y hacer que se organice el trabajo de forma más eficiente. En este sentido, también es importante proporcionar una formación adecuada de la solución, que permita a los empleados familiarizarse con la misma y poder llegar a los objetivos marcados.

Por último, es fundamental escoger y designar a un responsable del seguimiento de las actividades. Se trata de una figura que velará por el correcto desarrollo y cumplimiento de los objetivos marcados, asegurando el éxito del equipo.