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Innovar en su empresa a través de videocomunicación

Marcelo Bustamante, Country Leader Avaya Chile
Marcelo Bustamante, Country Leader Avaya Chile

La comunicación empresarial en persona es cada vez menos frecuente y está teniendo consecuencias en la innovación.

La comunicación no verbal es fundamental. El lenguaje corporal puede agregar muchísimo contexto a las palabras expresadas: desde un ceño sutilmente fruncido hasta un movimiento de muñeca. De hecho, según los estudios realizados por Albert Mehradian, el 55 % de las comunicaciones humanas son no verbales, lo que hace que las conversaciones sólo de voz sean un pobre sustituto de la situación real.

En las organizaciones con gran distribución geográfica que existen actualmente, donde las personas están en constante movimiento, las comunicaciones en persona han pasado a ser casi una práctica excepcional. Las conferencias telefónicas, en las que varios participantes se conectan desde diversos lugares, han reemplazado las reuniones tradicionales como el método predilecto de comunicación. Y esa falta de comunicación no verbal está teniendo consecuencias en la innovación.

En la actualidad, los trabajadores quieren una mejor manera de fomentar la comunicación productiva, sin comprometer la flexibilidad. En muchos casos, la video comunicación es la opción ideal para que los empleados tengan la oportunidad de colaborar eficientemente y agregar valor a los elementos contextuales críticos.

Las video comunicaciones capturan la esencia de un ambiente cálido. Permiten volver a organizar las reuniones en persona, cara a cara, en la sala de reuniones. Cuando el video es confiable y de alta calidad, se evitan confusiones debido a los matices de la comunicación no verbal y no hay límites en la complejidad de las conversaciones o la eficacia del diálogo. También hay que establecer la idea que la oportunidad empresarial de los videos de hecho va más allá de la comunicación interna. Los videos también pueden utilizarse para comunicarse con clientes, socios y proveedores como parte de las interacciones diarias.

Sin embargo, los videos de alta calidad no son simplemente un interruptor que se puede activar. En el pasado, cuando una organización comenzaba a usar ampliamente los videos, la carga de red podía aumentar abruptamente. En una encuesta realizada en enero de 2012 por Forrester, el 43 % de las personas encargadas de tomar decisiones empresariales alegaron el alto costo de implementación como un motivo por el que no priorizaban las soluciones de video, mientras que el 22 % lo adjudicaron al rendimiento y las limitaciones de disponibilidad.

Si la organización no resuelve estos problemas de manera proactiva, la adopción puede ser débil o incluso completamente nula. Pero existen estrategias que las empresas pueden aplicar para tratar los desafíos comunes y así tener la mayor probabilidad de alcanzar el éxito en la implementación de video.

Los videos pueden agregar un volumen considerable de tráfico a su red. Sin embargo, con una buena planificación, no deben ser “acaparadores del ancho de banda”. Una de las mejores maneras de optimizar el uso del ancho de banda es personalizar la resolución  del video según el tipo de terminales que se utilicen. Por ejemplo, puede utilizar una resolución mucho más baja y menos requisitos de ancho de banda al reproducir un video en un smartphone que cuando lo hace en una pantalla más grande de alta definición ubicada en una sala. Utilice la asignación de recursos dinámica para reproducir  el video sin la intervención del usuario.

Obteniendo el diseño correcto

El video es excelente para la colaboración, salvo que sea difícil de usar. Esto significa que se debe garantizar que tanto la interfaz de operación como la calidad del video superen las expectativas de los usuarios.

Además se debe tener una conectividad confiable: los empleados no utilizarán las videoconferencias si demoran mucho tiempo en establecerse. Tampoco lo harán si deben realizar una llamada telefónica a TI antes de la reunión para preparar las conexiones con anticipación.

Cambio cultural

Algunos usuarios potenciales se mostrarán reacios a la nueva tecnología. Los motivos pueden variar, pero entre los más comunes está el hecho de tener que aparecer en cámara.

Para combatir esta reticencia, informe al personal al principio del proceso sobre las ventajas del video. Estas charlas son muy importantes si sospecha que la adopción del video será difícil para su cultura corporativa. Reúnase directamente con las personas en para saber qué piensan sobre las videoconferencias. Ayude a los trabajadores a comprender de qué manera serán útiles los videos para sus trabajos antes de que deban utilizarlos diariamente, generalmente contribuirá y ayudará a que estén entusiasmados con la implementación de video.

Por último, es importante no forzar el uso de los videos en casos que no sea necesario. Si ha preparado bien su organización, puede confiar en que sus empleados encontrarán la manera de innovar mediante estas herramientas.

Por Marcelo Bustamante, Country Leader Avaya Chile

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.