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2016: Videoconferencias superarán a e-mail y llamadas en la comunicación de las empresas

Una encuesta de Polycom y Redshift Research reveló que alrededor de 96% de los gerentes consultados considera que la herramienta permite romper barreras culturales y mejorar la productividad.

Polycom VideoConference

Polycom, Inc. anunció que casi el 96% de los directivos de empresas en todo el mundo cree que la videoconferencia elimina las barreras de la distancia y mejora la productividad entre equipos en diferentes ciudades y países. De acuerdo con la encuesta “Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends” realizada a 1.205 gerentes, de 12 países, conducida por Redshift Research y Polycom, la videoconferencia es una herramienta esencial para ayudar a mejorar la colaboración en equipo y cerrar la brecha física y cultural entre colegas haciendo negocios a la distancia.

La encuesta mostró que el video se ha vuelto una generalidad en las empresas de todo el mundo. Cuando se les pide seleccionar sus métodos de comunicación preferidos hoy, los encuestados clasifican la videoconferencia en tercer lugar (47%) después del e-mail (89%) y las conferencias telefónicas (64%). Esos mismos directivos esperan que el video se convierta en su herramienta de colaboración preferida en tres años (52%) seguido por el e-mail (51%) y las conferencias telefónicas (37%).

Los encuestados que utilizan la videoconferencia hoy dicen que las tres mayores ventajas son: mejor colaboración entre colegas dispersos alrededor del mundo (54%), mayor claridad en los tópicos que están siendo expuestos (45%) y reuniones más eficientes (44%).

Más de tres cuartos de los directivos encuestados (76%) están utilizando la videoconferencia en el trabajo con un 56% de usuarios de video tomando parte de una video llamada, al menos, una vez a la semana. La encuesta encontró que en Brasil, India y Singapur el número crece significativamente, ya que más de dos tercios de los encuestados utilizan la videoconferencia al menos una vez a la semana.

83% de los consultados, y casi el 90% de aquellos entre los 20 y 30 años, utilizan las soluciones de videoconferencia en sus casas, y casi la mitad de todos los encuestados utiliza la videoconferencia en sus casas al menos una vez a la semana.

“La creciente popularidad de la videoconferencia en casa, especialmente para los miles de trabajadores insertándose en el mercado laboral, es un gran conductor de la creciente preferencia por la adopción de la colaboración de video en el ambiente laboral,” dijo Jim Kruger, Vicepresidente Ejecutivo y Director de Marketing en Polycom. “Algunos factores claves que hacen el video tan popular en la oficina como en la casa es la facilidad de uso; a través de una conexión de alta calidad, con seguridad de grado empresarial y participantes dispuestos a aceptar y adaptarse a las diferencias culturales mientras se comunican a través de las fronteras. Vemos a las empresas alrededor del mundo desafiando las distancias a diario con el uso de la colaboración de video, incluyendo el incremento de la productividad, fortaleciendo el compromiso de los empleados, mejorando los tiempos de salida al mercado y ayudando a salvar vidas”, agregó.

El estudio también mostró que las laptops y computadoras de escritorio son los dispositivos más populares en el negocio de la videoconferencia (75%), seguido por las salas de conferencia (48%) y dispositivos móviles (42%). Como la videoconferencia continúa volviéndose más dominante, en tres años se espera que las computadoras de escritorio y las laptops continúen siendo los dispositivos preferidos (72%), mientras que el uso de los dispositivos móviles y salas de conferencia crecerán en un 55% y un 51%, respectivamente.

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Recomendaciones para tener videoconferencias ideales y evitar distracciones

La encuesta proporcionó información real de usuarios de videoconferencia y qué comportamientos constituyen una reunión de video ideal, y cuáles son una distracción para los directivos empresariales. Las recomendaciones:

  • La habilidad de escuchar a todo el mundo claramente (69%)
  • Tecnología directa y fácil de usar (60%)
  • Buen contacto visual con los colegas/ que todos sean claramente visibles (58%)

Los encuestados que utilizan la videoconferencia dijeron que las cosas que más distraen y deben ser evitadas durante una reunión de video son:

  • Celulares apagados durante una reunión (58%)
  • Personas atendiendo a la reunión desde lugares inapropiados (52%)
  • Personas haciendo varias cosas a la vez o que lucen distraídas (51%)
  • Distracciones de fondo inapropiadas tales como colegas, música, ruido (50%)

Lo que un país encuentra inapropiado y en otros no es importante

La encuesta de Polycom trajo a la luz diferentes opiniones entre usuarios de colaboración de video en varios países, donde una actividad puede ser una distracción en un país pero aceptada en otros.

  • Las apariencias importan (de alguna manera). Cuando se preguntó si el hecho de que las personas no usaran un atuendo profesional era una distracción, encuestados de la India, Singapur y Polonia estuvieron en la cima de la lista (30%, 26% y 21% respectivamente), y en el otro lado del espectro, 13% o menos de los encuestados en UK, Francia, Rusia y de los Países Bajos encontraron el atuendo como una distracción.
  • APAC ve el video como una herramienta fundamental para los negocios globales. En la región de Asia y del Pacifico (APAC) las comunicaciones internacionales (entre colegas en diferentes países) clasificaron como el más importante, al uso de la videoconferencia (65%) contra un 57% para comunicaciones dentro del país.
  • Cerrar el negocio. India marca el camino en el uso de la videoconferencia para nuevos negocios con un 60% de los encuestados diciendo que ellos utilizan o utilizarían la video conferencia para nuevos negocios.
  • Me ves, me contratas. Los Estados Unidos lidera la utilización de la videoconferencia para el reclutamiento y la contratación, el 32% de los encuestados dijo que utilizan o podrían utilizar el video para este fin, seguido de Asia-Pacífico con un 28%.
  • Trabajo flexible. En la región de Europa, Medio Oriente y África (EMEA), los encuestados estaban en su mayoría utilizando la videoconferencia para potenciar entornos de trabajo flexibles, lo cual fue situado como la segunda razón más alta para el uso de la tecnología, después de “conectar con colegas de todo el país.”

Variaciones ocupacionales:

Ya que el acceso a la videoconferencia llega prácticamente a todos los empleados con un dispositivo móvil o una laptop, la encuesta registró que los usuarios de video, en diferentes funciones empresariales, dentro de las organizaciones, utilizan la videoconferencia para desafiar la distancia de distintas formas:

  • CEOs y fundadores clasifican las  reuniones de trabajo flexibles y entre oficinas/locales (50 % cada uno) como su razón principal para utilizar  o por lo que utilizarían la videoconferencia, seguido por, reuniones internacionales (46%), nuevos negocios/ventas y reuniones entre departamentos de la compañía (39% cada uno).
  • Durante una semana normal, el departamento de marketing es el que más utiliza la colaboración de video (al menos el 64% utiliza el video semanalmente) en una organización, seguido por Ingeniería/TI e instalaciones (al menos el 62% de uso de video semanalmente). Sin embargo cuando se trata del uso diario del video en el trabajo, el departamento de recursos humanos es el que más lo utiliza (el 32% dice que utiliza la videoconferencia diariamente), seguido por los ejecutivos de venta (el 28% indica que utiliza la videoconferencia diariamente).
  • El  departamento de TI/ingeniería y el de producción/suministros son los más propensos a utilizar la colaboración de video para reuniones internacionales, con un 61% y 58% de los encuestados respectivamente. De hecho, de acuerdo al resultado de la encuesta, estos son los dos departamentos que utilizan la colaboración de video más para reuniones internacionales que para reuniones locales, reuniones de video en el país.

Todos los encuestados, independientemente del rol, utilizan videoconferencia predominantemente para reuniones internas entre oficinas, seguidas por reuniones entre oficinas internacionales. En su gran mayoría, los encuestados dijeron que es importante tratar y entender las diferentes culturas entre países cuando se reúnen a través de videoconferencia (97%) y 89% de los encuestados pidieron que se establezcan protocolos estándares para ayudarles a dar un  mejor uso a la videoconferencia en los negocios.

Para ayudar a los negocios a manejar de mejor forma estas diferencias e impulsar el uso de la videoconferencia, Polycom está lanzando la Guía para colaborar a través de las distancias, diseñada para ayudar a los lectores a comprender los matices de hacer negocios en todo el mundo. Polycom pone a disposición información para aprender cómo las personas y las empresas utilizan la videoconferencia en todo el mundo para desafiar la distancia.

 

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.