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Gestión TIC y Estado en Chile…Falta Comunicación

lopezAnualmente, los diferentes organismos del Estado destinan un presupuesto significativo a las tecnologías de información y comunicaciones (TIC), que incluye, entre otros, gastos de mantenimiento en licencias, desarrollos informáticos e inversiones en infraestructura y telecomunicaciones. Estos presupuestos están alineados con los planes informáticos de cada organismo.

En varios casos, los proyectos se repiten en las distintas unidades. Todos los años se compran licencias de software, mantenimientos de software y hardware y varios de ellos son comunes a los distintos organismos. Se deduce, entonces, que no hay comunicación entre estos organismos para gestionar estas compras.

Gestión de proveedores de servicios y/o productos del Estado

Una vez aprobado el presupuesto, cada organismo del Estado gestiona estos proyectos en forma independiente; queda mucho por hacer en ese ámbito.

Asimismo, se repiten muchos proveedores que ganan proyectos en distintos organismos, con precios similares, debido a las regulaciones de compras del Estado, pero no hay economías de escala. Si un Ministerio compra 10 licencias y otro compra otras 10, ¿no se podría negociar mejor con el proveedor para adquirir esas 20 licencias?, ¿habrá licencias disponibles para otra repartición? Se podría hacer muchas preguntas que se pueden resolver con la información necesaria para realizar alguna gestión global sobre compras o mantenimientos.

Software y servicios TI comunes

Hay muchas aplicaciones que dan soporte informático y son comunes a múltiples entidades del Estado (correo electrónico, directorio de usuarios, gestión documental, gestión de compras, etc.). Ocurre lo mismo con la seguridad informática. En ese ámbito, las políticas de seguridad y los procedimientos son comunes.

Sin embargo, como cada organismo negocia en forma independiente, el proveedor les ofrece servicios distintos cada vez (difieren en su valor, su contenido, las prestaciones asociadas, etc.) y no se hace una gestión común respecto de todos los puntos relevantes. Por ejemplo: un organismo del Estado puede solicitar un contrato de mantenimiento muy específico, incluyendo mantención preventiva y correctiva, transferencia de conocimientos, documentación de procedimientos, entre otros. Pero el ítem “mejores prácticas” no aparece como un objetivo de gestión básico de la operación de las TIC. Términos como ITIL, COBIT no se emplean aún como directrices generales del buen servicio de las TIC’s en el Estado; por ende, no se tiene un patrón para determinar si el servicio de un proveedor cumple con los estándares requeridos.

Hace falta una visión global de las TIC que permita mejorar la gestión de estos presupuestos, incluyendo metodologías de Gestión, como una PMO para ser usadas en forma global. Esto significa identificar e incluir en los presupuestos anuales los aspectos relacionados con las TIC, y después, realizar la gestión sobre estos presupuestos. La mirada debe partir desde los exploratorios de presupuestos, identificando claramente las compras que un organismo del Estado quiere efectuar y cómo se ajusta o se puede gestionar, pensando en una inversión global del Estado en estas materias, de una manera más estratégica. De este modo, se ganaría en términos de eficiencia del uso de los recursos del Estado y de mejorar los servicios internos y hacia el ciudadano, brindando servicios que entreguen valor y sigan un lineamiento o una estrategia global del Estado.

Por Cristián López, ex jefe de Informática del Ministerio de Desarrollo Social

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