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Grupo Boticário invierte $1.3 millones de reales y moderniza su solución de comunicación con Microsoft

Grupo-Boticario

Grupo Boticário, una de las compañías de productos de belleza más grande del mundo, acaba de implementar Microsoft Lync, una solución de Comunicaciones Unificadas que permitió al Grupo aumentar la productividad y eficiencia de la comunicación, además de contribuir a la reducción de costos relacionados con el desplazamiento de personas entre las oficinas. La inversión total en el proyecto, incluyendo la adquisición de hardware para servidores y telefonía y la contratación de servicios, fue de $1.3 millones de reales (US$ 537.000).

Con el proyecto implementado por InfoSERVER, 4,600 colaboradores de Grupo Boticário podrán comunicarse entre los Estados del país sin costo ni tarifas adicionales, así como acceder a video, audio, conferencias web, sales de mensajes instantáneos y conversaciones.

De acuerdo con Marcelo Victor Sachini, director de Tecnología de la Información en Grupo Boticário, la necesidad por una solución de comunicación surgió a partir de la expansión de los negocios del Grupo. “La comunicación fue una de las áreas más afectadas, ya que contamos con muchas personas que están distribuidas geográficamente en diferentes zonas y en los Estados de Paraná y São Paulo y, más recientemente, Bahia. Requeríamos medios de comunicación ágiles, estables, seguros y con un alto grado de usabilidad”, afirmó Sachini.

“Uno de los retos del proyecto era obtener acceso a la información sin limitaciones de tiempo ni lugar, a fin de reducir los costos de desplazamiento como viajes, facilitar la toma de decisiones y aumentar la productividad del equipo”, comentó Alan Antônio do Nascimento, gerente de proyectos en InfoSERVER, la empresa de consultoría que implementó Microsoft Lync para Grupo Boticário. “La solución se implementó en un lapso récord de tan solo seis semanas, incluyendo su integración en una de las soluciones de videoconferencia de Polycom”.

Otro de los retos era implementar el ambiente Lync Server en alta disponibilidad y en el sistema de recuperación en caso de desastre. “Grupo Boticário cuenta con requisitos internos que exigen que sus ambientes trabajen en alta disponibilidad y dentro del sistema de recuperación de desastres, de modo que los servicios proporcionados por Lync Server estarán disponibles para sus colaboradores inclusive en caso de fallas, lo que garantiza la comunicación del Grupo en todo momento”, explicó Antônio Martins Pinto, consultor de InfoSERVER y especialista en Microsoft Lync Server.

Con la nueva solución, 4,600 colaboradores de Grupo Boticário pueden comunicarse entre las unidades a través de la estructura de comunicación existente, sin la necesidad de incurrir en costos adicionales, lo cual agiliza la comunicación y reduce los gastos. Además, el equipo ahora tiene acceso a los recursos de audio y videoconferencia, conferencias web y salas de IM (mensajes instantáneos), así como conversaciones y estado de presencia (disponible, ocupado, ausente del trabajo, etc.), todo posible mediante la sincronización con la agenda del servicio de correo electrónico.

Por otra parte, Grupo Boticário obtuvo la posibilidad de conectarse con los socios externos que también utilizan la solución Microsoft Lync. Hacia finales del 2013, una vez que se actualice la herramienta, se espera que también se pueda integrar Lync en los proveedores del Grupo que utilizan Skype (a finales del 2013 con audio y en el 2014 con video), sin incurrir en costos adicionales. En cuanto a los proveedores que ya cuentan con la tecnología Lync, la integración es sencilla a través del modelo llamado Federación, que tampoco tiene un costo adicional. “En este momento tenemos siete proveedores federados y esperamos que ese número vaya en aumento”, agregó el director de Tecnología de la Información de Grupo Boticário.

La respuesta y aceptación de la nueva solución entre los empleados ha sido muy positiva. “Cada día, un promedio de 3,500 colaboradores de Grupo Boticário inician sesión en Lync”, comentó Sachini. De acuerdo con el ejecutivo, el Grupo ya se encuentra iniciando la integración de Lync en PABX Avaya y prevé que en el primer semestre del 2014 los colaboradores ya dispongan de sus extensiones móviles, es decir, con acceso desde cualquier lugar vía Internet. La extensión vinculada a cada usuario, que estará disponible por Internet sin la necesidad de un dispositivo físico, optimizará el tiempo de los empleados, quienes podrán realizar sus actividades en forma tanto conectada como remota.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.