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IKEA adopta sistema electrónica para hacer más rápidos sus procesos

IKEA cambia su plataforma de procesos internos.
IKEA cambia su plataforma de procesos internos.

IKEA es ahora capaz de crear casos internos de negocio en menos de la mitad del tiempo que le tomaba hacerlo en papel.

El retailer sueco de muebles está usando un sistema de administración de procesos basado en web (BPMS) llamado Barium Live para estandarizar la creación de casos de negocio y procesos de aprobación.

“El proceso es mucho más rápido. Antes nos tomaba unas 24 horas. Ahora solo nos toma unos 9 días en promedio”, dijo Bodil Ahl de IKEA IT en la Gartner Business Process Management Summit en Londres.

El mayor interés para implementar este nuevo proceso fue porque los gerentes de proyecto de IKEA estaban cansados con el anterior proceso.

“El proceso nunca era seguido como debía hacerse. Usualmente estaba solo en la cabeza de alguien”, dijo Ahl.

“Las personas estaban frustradas”.

IKEA quería usar una tecnología que ya tuviera en su portafolio, y eligió la herramienta Barium ya que estaba siendo usada en sus operaciones en Suecia, y así iba a ser más rápido implementarla en el resto del mundo. De la implementación a la salida del proyecto solo tomó dos meses (de diciembre de 2013 a enero de 2014), y Ahl atribuyó el éxito al cambio en la administración.

“Existía mucho material explicando el nuevo proceso”, dijo. Esto incluía una web con un manual de usuario para los más de 220 usuarios, sobre todo gerentes.

Sin embargo, IKEA también se benefició del hecho que el staff no estaba feliz con el proceso existente.

“Las personas estaban cansadas del anterior proceso, nos decían ‘por favor, dennos otra herramienta'”, añadió Ahl.

Barium ayudó a IKEA a construir una solución para la compañía, y esa herramienta es conocida internamente como iApprove.

“Todo el proceso ahora se ha movido a esta herramienta de Barium. Tienen que segura, y las personas están OK con ello”, dijo Ahl.

Otra ventaja de esta herramienta es que ha creado una base de datos con información que ahora permite a IKEA hacer más data mining de información útil que sabía que existía, pero que no podía organizar fácilmente.

También ha erradicado los documentos en papel y mejorado la seguridad de la información, dijo Ahl.

Fuente: CIO / Anh Nguyen / 27-04-2014

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