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Impresión inteligente: La mejor ayuda para ahorrar costos en las empresas

xerox-wastedUno de los dolores de cabeza en las empresas de todos tamaños es el desperdicio de recursos que se ve a diario en las tantas impresoras que hay en las instalaciones de la compañía. De acuerdo a estimaciones de Xerox, en promedio cada documento es copiado entre 9 y 11 veces, a la vez que pasa por revisión, edición o aprobación, aumentando los gastos de papel y tinta y de toda la impresión.

Por otra parte, cerca del 7% del total de las páginas impresas mensualmente, quedan en las bandejas sin que nadie las retire, poniendo en riesgo información confidencial y con la consiguiente pérdida de papel, siendo la impresión segura un valor agregado importante en los dispositivos que la empresa escoja.

¿Cuál es la solución a este problema diario, que significa altos costos financieros como ecológicos a las empresas? A continuación presentamos algunos consejos que le ayudarán a optimizar el manejo del servicio de impresión en su oficina:

Eduque a sus colaboradores: El primer paso – y el más importante – es enseñar a los usuarios sobre las características de impresión de sus equipos y la importancia de usarlas. Puede mostrarle a los empleados formas de trabajar sus documentos sustentablemente, desde simples recordatorios para imprimir por ambos lados de la página usando menos papel hasta la reducción de las “impresiones huérfanas” – esos documentos que quedan sin reclamar en la impresora. El 25% de los trabajos de impresión son de al menos 2 hojas y un 7% de las páginas impresas son mermas, hojas impresas que quedan en bandejas sin que nadie las retire.

Lo justo y necesario: No es necesario imprimir todo, por ejemplo, llevarlos mail al papel. Hoy varias marcas cuentan con aplicaciones que permiten recibir el documento (fax, correo electrónico, PDF, etc.) para que sea enrutado en formato digital, vía correo electrónico o publicado a un sitio web, hacia los destinatarios de la información.

Por otro lado, al programar tus impresiones a dos caras puedes reducir el uso de papel hasta en un 49%.Si aprendemos a usar estas aplicaciones su empresa ahorrará una porción importante de papel. La estrategia documental de una compañía hace la diferencia en cuanto al consumo de impresiones o papel.

¡Digitalice!: De acuerdo con Xerox, el 90% de la información del mundo está en papeles, y el 80% de ellos en formularios, de los cuales gran parte queda depositado sin ser ocupada o se pierde. Por lo mismo, documentos como formularios, estados de cuenta, remisiones, cotizaciones y facturas deben permanecer en una base de datos para que sean impresos sólo en el momento en que sea necesario, pues muchos de ellos, ni siquiera ameritan imprimirse, sino que pueden circular en formato digital entre las personas o departamentos encargados de emitirlos, revisarlos, aprobarlos y almacenarlos. Además, piense que crear carpetas para el almacenamiento de documentos, le quitará sólo unos minutos, en comparación al tiempo que perderá buscando los archivos en papel.

Un repositorio documental único contendrá todo los documentos y el conocimiento de su compañía, en vez de estar residente en los dispositivos de los empleados. Un documento digital apoya los procesos de negocio, es ubicuo y se puede acceder a él desde donde sea, dependiendo de sus permisos.

Ahorre dinero cuidando el medio ambiente: Organice a los usuarios para disponer una caja de papel de reciclaje para utilizar cuando sea posible, usar papel ya impreso por la cara en blanco, escoja equipos que soportan la impresión sobre papeles que tengan un porcentaje de reciclado. Si está imprimiendo un documento sólo para uso personal, reutilice el papel de la caja de reciclaje que tiene un lado en blanco.

Por otro lado, antes de adquirir un equipo de impresión láser multifuncional infórmese de las potencialidades del uso de productos ecológicos para sus empresas y sus usuarios como, por ejemplo, impresoras multifuncionales con tecnología de tinta sólida. Estas soluciones no ocupan tóner, generan un 90% menos de desechos y desperdicios, reduciendo los efectos de emisiones de CO2 de la manufactura y el transporte para el medioambiente. Además, su tecnología requiere de un 9% menos energía en su ciclo de vida y produce un 10% menos de gases de efecto invernadero, en comparación a otras multifuncionales, para promover oficinas más sustentables.

Control por software: Si tiene más de tres impresoras en la empresa requerirá de un programa centralizado que le permita controlarlas mejor. Estos software pueden ser encontrados en diferentes equipos láser de gama media y alta , los cuales ayudarán a saber el estado de cada máquina (nivel de tinta, daños, atascos, etc.), obtener estadísticas de uso y controlar mejor la operación.

Con ayuda de una empresa experta analice si es posible reducir la cantidad de impresoras de baja capacidad, en especial las de inyección de tinta, y remplazarlas por equipos más compactos que concentren los volúmenes de impresión y copiado, brindando el servicio a varios empleados o departamentos dentro de la compañía. Esto le permitirá centralizar y administrar de manera más eficiente, controlar el gasto de energía, papel y tinta de cada persona o unidad y reducir los tiempos de soporte.

Además de abordar los temas de costo y productividad, una estrategia de servicios gestionados de impresión (Managed Print Services o MPS por sus siglas en inglés) puede ayudar a las empresas a reducir el impacto ambiental relacionado al funcionamiento de los dispositivos. Al disminuir el número de impresoras, MPS permite a las compañías alcanzar sus metas en materia de sustentabilidad ambiental, reduciendo el consumo de papel, disminuyendo el uso de energía y eliminando los desechos, mediante un monitoreo de los equipos y sobre cuánto se está imprimiendo, lo que le permitirá determinar los requisitos reales de impresión de su empresa, ya que cerca del 11% de las páginas se producen fuera de los horarios de oficina y de éste, un 60% vienen de aplicaciones no relacionadas con el negocio.

Francisco Carrasco, CIO America Latina

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