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Diez consejos para superar los mitos de las videoconferencias

polycomBaja calidad de video, temor al cambio y dificultades para coordinar reuniones con otros países producto de la zona horaria son algunos de los principales obstáculos.

La colaboración de video ha ido creciendo con el transcurso de los años principalmente gracias al uso de dispositivos móviles, ocupando un lugar protagónico en las comunicaciones empresariales. De hecho, hay estudios que estiman que será la herramienta empresarial favorita en el 2016, y en Chile desde hace algunos años, ya hay más de medio millón de “teletrabajadores”.

Sin embargo, todavía existen algunos mitos respecto de su uso. Luis Mourgues, Country Manager de Polycom Chile, ofrece algunas recomendaciones con las cuales ya es posible enfrentar los 10 principales desafíos que reconocen las personas cuando hacen una llamada de video, desmitificando los obstáculos más comunes entre los usuarios de este tipo de comunicación.

1.- Baja calidad de audio y video: El 39% de los usuarios de videoconferencias reconoce en la calidad de audio y video una dificultad para poder comunicarse con sus interlocutores de manera fluida y natural. La solución es conseguir un partner capaz de brindar una solución de grado empresarial capaz de desenvolverse en cualquier entorno, y que al mismo tiempo garantice la seguridad y calidad en audio, video y contenido.

2.- Complejidad para compartir contenidos: El 35% de las personas cree que compartir contenidos durante una videoconferencia es algo muy difícil de hacer. Con la solución de videoconferencia adecuada, hoy se puede ver claramente a todos los participantes, compartiendo con ellos contenido de diferentes tipos en tiempo real.

3.- Escasa participación: Un tercio de los usuarios siente que al hacer una reunión a distancia es difícil lograr una participación activa por parte de todos los interlocutores. Para enfrentar esto, la colaboración de video proporciona expresiones faciales y lenguaje corporal, que influyen en el 55% del impacto de las comunicaciones, y dando a los participantes el poder de colaborar como si estuvieran reunidos en la misma sala, pese a estar a kilómetros de distancia.

4.- Inexistencia de un pizarrón para graficar ideas: Muchos usuarios ven una dificultad al no contar con una pizarra convencional para rebatir puntos, cruzar ideas y avanzar conjuntamente. Actualmente es posible ajustar los contenidos que se comparten en tiempo real, perfeccionándolos y conversándolos bajo la mirada de todos los participantes.

5.- Contar con un buen hosting: Un obstáculo recurrente es no poder convocar a una misma reunión a personas ubicadas en diversos puntos. La tecnología actual permite reunir en un mismo sitio a múltiples usuarios con la capacidad de verse todos y compartir en la misma sesión de video.

6.- Ruido de fondo: Esta es una de las causas más recurrentes para la distracción en una videoconferencia, pero la solución es también una de las más simples: apagar el micrófono mientras no se está hablando y evitar situaciones ruidosas o el alto tráfico, si no se está en una oficina.

7.- Tecnología confiable: Encontrar la tecnología adecuada y que sea confiable es uno de los mayores desafíos para quienes pretenden establecer un sistema de colaboración de video. Para ello se recomienda buscar un partner que tenga un historial de entregas y que sus soluciones funcionen bien desde la primera vez.

8.- Poca capacidad de atención a distancia: Aproximadamente un cuarto de los usuarios de comunicación a distancia considera que sus interlocutores no ponen la debida atención a sus intervenciones. Esto disminuye con la colaboración de video, ya que los participantes pueden verse mutuamente lo que permite un mayor compromiso y atención en el contenido de la reunión.

9.- Miedo al cambio: Muchas personas que desean emigrar a la colaboración de video ven frustradas sus intenciones producto de una cultura de negocios resistente al cambio y a la adopción de nuevas tecnologías. Para enfrentar esto, es necesario asegurarse que las soluciones de colaboración de video sean fáciles de utilizar e incluyan servicios que favorezcan la adopción, así como crear un entorno favorable, procurando que los líderes de la organización sean los primeros en implementarlo.

10.- Dificultad para programar citas en zonas horarias diferentes: La globalización ha facilitado las cosas. Pero el huso horario suele jugar malas pasadas cuando las reuniones son con personas ubicadas en zonas muy distantes. Actualmente existen herramientas que posibilitan grabar las sesiones de videoconferencia y compartirlo después más tarde, poniendo a disposición de los usuarios una videoteca disponible en cualquier momento.

Francisco Carrasco, CIO America Latina

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