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Control de acceso educativo: Más seguridad y mejor eficiencia

control-accesosLa seguridad se ha vuelto un aspecto fundamental en cualquier área y en cualquier lugar. Diferentes sectores y mercados verticales han decidido implementar soluciones de seguridad que brinden la protección necesaria para las instalaciones y edificios, así como para las personas que residen, laboran o visitan dichos lugares.

En los centros educativos los sistemas de control de acceso se han convertido en un elemento esencial. Su uso busca regular y controlar el ingreso, así como monitorear aspectos laborales y de asistencia.

La implementación de la mayoría de sistemas de seguridad parte de la necesidad de protegerse de la delincuencia común o de los diferentes actos delictivos y esto también aplica en el caso de las instituciones educativas esto también aplica.

Información en contexto

De acuerdo con Gustavo Santín Nieto, presidente de la Asociación de Universidades e Instituciones de Educación Media Superior y Superior (AUIEMSS) de Puebla, México, en 2013 se cometieron en promedio más de 200 actos delictivos semanales en los alrededores de los más de 60 planteles que conforman su agrupación.

La mayoría de los actos delictivos están relacionados con robo de autopartes de vehículos de docentes y de estudiantes, seguidos por los asaltos a transeúntes. Lo mismo ha pasado en instituciones de educación superior en Venezuela y en otros países latinoamericanos, como en Colombia, donde se presentan protestas al interior de las universidades públicas que finalizan en actos de violencia y en el daño de las instalaciones de los planteles educativos.

Ingreso autorizado

El objetivo de un control de acceso en centros educativos es conocer quién ingresa a los planteles, realizar una identificación de estudiantes, empleados y visitantes para garantizar que el personal autorizado puede circular por las instalaciones.

En las instituciones educativas la implementación del control de ingreso puede hacerse de dos formas, una se enfoca en el control de acceso a la institución y otra sólo para las áreas restringidas. La primera opción implica que el control se hace desde la entrada principal al plantel (peatonal) por medio de torniquetes y se autoriza el ingreso. En la segunda el estudiante puede entrar a la universidad sin tener una barrera (torniquete) en los accesos principales del plantel educativo, y el control de acceso se hace en facultades o edificios administrativos. En ambas opciones, la implementación del sistema para regular la entrada le permite a las instituciones hacer la impresión del carnet estudiantil sobre la misma tarjeta de control de acceso.

Las soluciones para regular el acceso se instalan dependiendo de las necesidades de cada institución y de manera personalizada, pues esto depende del tipo de universidad, si es privada o pública. En una institución privada, el control puede hacerse en accesos peatonales y vehiculares, además de oficinas administrativas. Para modelos de instituciones públicas se puede utilizar únicamente en puertas a nivel de facultades u oficinas administrativas y accesos vehiculares para empleados de la institución.

Controlar el ingreso de visitantes (incluso de los mismos empleados) dentro de una institución es una de las posibilidades de este tipo de soluciones de seguridad e identificación. Una de las principales ventajas de un sistema de control de acceso es que el usuario final puede tener la marcación con el registro de hora y fecha, lo cual es utilizado para poder hacer desde control de asistencia a clase o hasta la implementación de tiempos y asistencia para respaldo de liquidación de nómina para empleados.

Usualmente las zonas dónde se usa control de acceso son definidas por el responsable de seguridad de la institución educativa; la tecnología no está limitada para ser usada en aulas de clase, salones o auditorios. Sin embargo, es poco usual que las universidades implementen controles de acceso electrónicos a un aula de clase por razones de presupuesto limitado. No obstante algunas instituciones instalan controles en las aulas para que sólo el docente pueda abrirla en el momento de la clase, esto con dos objetivos: eliminar el uso de llaves y generar un control de tiempo y asistencia del educador.

Conforme la tecnología avanza y nuevas alternativas cómo lectores/controladores IP ingresan al mercado, se verán cada vez más universidades que emplean controles electrónicos en aulas, dado que el principal beneficio es poder determinar en tiempo real si el estudiante se encuentra o no dentro del mismo lugar.

La identificación de los diferentes grupos de personas que ingresan a las universidades como empleados, estudiantes, visitantes o exalumnos se puede efectuar agrupándolos dependiendo del tipo de usuario y configurándolos desde el mismo sistema de administración de control de acceso, o también se pueden emitir y personalizar los carnets con diseños diferentes que permitan hacer la diferenciación de forma visual.

Tecnologías implementadas

Hoy en día el mercado de la seguridad electrónica presenta una amplia gama de tecnologías para implementar los controles de acceso. Las credenciales más usadas varían dependiendo de las necesidades.

En Colombia y en Latinoamérica Mifare es una de las credenciales más utilizadas, pues puede integrarse con sistemas de transporte masivo, siendo un benéfico adicional que puede agregarse al carnet. Sin embargo cada día las tarjetas inteligentes sin contacto siguen ganando fuerza, como es el caso de iCLASS SE, pues es una tarjeta que nace para ser implementada en soluciones de control de acceso de forma nativa, con los beneficios de poder contar con todos los servicios anteriormente mencionados.

Algunas instituciones están explorando la posibilidad de trabajar con tarjetas de múltiple tecnología en donde se manejen desde Mifare para integración con transporte masivo e iCLASS SE para la implementación de control de acceso de forma segura y los servicios internos de las instituciones educativas.

El uso de tarjetas bancarias (tarjetas débito) dentro del mismo carnet es algo que también puede verse como un servicio adicional.

Seguridad e identificación

Existen diferentes niveles de seguridad para un sistema de control de acceso en los centros educativos. Lo primero es la personalización del carnet estudiantil que en este caso puede ser una tarjeta de control de acceso. Dentro de la personalización se pueden tener varios elementos de seguridad que hacen este documento único y difícilmente falsificable. El usuario final puede agregar desde hologramas metálicos personalizados embebidos en el mismo plástico, como las que tiene las tarjetas de crédito Visa o MasterCard, hasta laminados que puedan incluir elementos seguros micro texto, marcas UV (Ultra Violeta) e imágenes holográficas entre otras.

El otro punto a evaluar es la tecnología de aproximación utilizada en el sistema de control de acceso; la que más se está utilizando es la que se conoce en el mercado como tarjeta inteligente de no contacto, una tarjeta que le permite a la institución implementar múltiples servicios asociados a la tarjeta adicionalmente al control de acceso.

Las tarjetas inteligentes no sólo permiten asociar otros servicios al uso de la credencial, también posibilitan a las instituciones manejar niveles de seguridad diferentes. En el caso de iCLASS SE el sistema permite blindar a la universidad a través de sus llaves Elite, es decir, sólo las tarjetas codificadas con estas llaves son las únicas que pueden ser validadas por los lectores de la institución.

Otra forma de incrementar la seguridad dentro de un control de acceso es el uso de formatos corporativos como por ejemplo el Corporate 1000 de HID, un programa que proporciona a los profesionales de seguridad la capacidad de estandarizar una única tarjeta. Este formato mejora la administración de la codificación de las tarjetas, ya que HID podrá asegurar la no duplicidad de códigos de las tarjetas. Es importante resaltar este punto a la hora de la implementación de una solución de control de acceso, ya que no pueden existir códigos repetidos, pues cada código es el que finalmente va a identificar al usuario dentro del sistema.

La información de cada tarjeta está centralizada en un base de datos que la cual puede ser transmitida a través de la misma red de datos de la institución, teniendo en cuenta que la gran mayoría de controladores del mercado ya tienen la interfaz Ethernet integrada.

Vale destacar que los datos almacenados dentro de un sistema de control de acceso son muy valiosos, ya que entregan información de respaldo al usuario para la toma de decisiones en casos como liquidación de nómina, control de asistencia o investigación.

Como en cualquier sistema que almacene datos es necesario hacer una administración de ellos mantenimiento, Back Up y eliminación de algunos que no sea relevantes.

Las instituciones que incorporan controles de acceso electrónicos pueden inclusive llegar a relacionar la base de datos del sistema de control de acceso con su plataforma de servicios escolares, en dónde pueden identificar a alumnos que tienen deudas y sincronizar esta información con los sistemas en las puertas para negar o permitir su acceso.

Más allá del control de acceso

Las tarjetas de control de acceso pueden ser utilizadas en otros espacios dentro de las instituciones educativas. La implementación de servicios en bibliotecas, pago en cafeterías y pago de estacionamientos son algunos de los servicios que pueden asociarse a la tarjeta, también se han habilitado para el uso de los lockers y dormitorios, y cada día se hacen más comunes con el uso de cerraduras electromecánicas.

Otros de los servicios que pueden asociarse a la tarjeta es el pago de fotocopias, máquinas expendedoras de golosinas o hasta como método de validación para subsidios de alimentación de estudiantes becados.

A lo largo de los años en toda América Latina se han presentado implementaciones de estas tarjetas como ‘credenciales de servicio’. Las universidades buscan convertir la tarjeta de control de acceso o la identificación/carnet del estudiante, en una credencial de servicios, que además de abrir puertas, tiene varias aplicaciones ligadas a la identificación como las arriba descritas.

Además de estas aplicaciones internas de la universidad, es posible usar esta misma tecnología para el transporte público (en caso de que usen tarjetas inteligentes sin contacto) e inclusive convertir esta credencial en una tarjeta de débito respaldada por una institución financiera.

Hoy en día son muchas las instituciones educativas que están implementando soluciones de control de acceso e identificación para incrementar la seguridad y la asistencia a clase a la vez que optimizan procesos administrativos y mejoran la eficiencia empresarial.

Por Nawel Javier Vargas, director regional de ventas para la región Andina, y Eyal W. Green, director regional de ventas para México, de HID Global.

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