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Office 365: Evite las trampas en las migraciones a la plataforma de Microsoft

servel-office365Según los expertos, la migración a Office 365 de Microsoft desde una suite Office on-premises requiere de ayuda, más aún si la transición es desde alternativas tales como GroupWise y Lotus SmartSuite. La propia Microsoft recomienda en algunos casos, ya sea la contratación de consultores o la compra de herramientas de terceros para ayudar a la transición a Office 365, pero algunos expertos son más enfáticos.

“Los clientes de Microsoft necesitan proveedores de servicios que los ayuden a que aprovechen la nube”, señala el analista de Forrester, TJ Keitt en su informe “Visión general del mercado: Microsoft Office 365 Ecosistema de Socios de Implementación. Los socios son esenciales para Office 365″.

Al igual que cualquier migración, moverse al software Office 365 como servicio es complicado y está lleno de consideraciones que pueden no ser fácilmente evidentes. El problema no es que el personal de TI no pueda hacer el trabajo solo, sino que la ayuda de alguien que lo ha hecho antes puede ser valiosa, anota Herb Hogue, vicepresidente senior de servicios profesionales y de ingeniería para en Pointe Technologies, que hace consultoría de migración de Office 365. “Una gran cantidad de clientes trató de hacerlo por su cuenta, sin éxito. Ellos solo lo hacen una vez, y nosotros lo hacemos todo el tiempo”, añade.

Los problemas incluyen la posible pérdida de funcionalidad, la redundancia, seguridad, archivo, los costos totales, la concesión de licencias y la autenticación, comentan los expertos. “No debe moverse completamente a Office 365”, señaló el analista de Gartner, Guy Creese en un seminario web. “No está completamente horneado Sin embargo, algunas partes de él son bastante buenas”. Creese agrega que Exchange Online está cerca de Exchange Server. SharePoint Online está muy bien para los sitios básicos pero no para los sitios complejos. Lync Online tiene un déficit de función vs Lync Server. Yammer es solo para nube, pero es más fuerte que el add-on social de SharePoint.

Muchos, si no la mayoría de las empresas, optan por Exchange Online como la primera aplicación de Office 365 en adoptar, por lo que muchas de las preocupaciones acerca de las migraciones de Office 365 se centran en la plataforma de correo electrónico. Los despliegues híbridos que implican una mezcla de servidores locales de Exchange y Office 365 son los más difíciles, señala Mack Ratcliffe, líder de la práctica SaaS en Softchoice.

La nube híbrida podría ser una arquitectura temporal ya que las empresas se mueven hacia el servicio, pero también podría ser una manera de hacer frente a la continuidad del negocio, agrega Orlando Scott-Crowley, director de tecnología de marketing de Mimecast. Si Office 365 sufre un apagón como le sucedió recientemente, el negocio puede continuar lo más cerca posible de lo normal. Esto probablemente se basaría en un despliegue de servidores Office on-premises además de trabajar en concierto con Office 365 con la participación de terceros, indica. Las empresas necesitan lo que él llama la libertad de buzón para moverse de on-premises a la nube y regresar cuando se requiera.

Hacer eso requiere una estricta atención al Active Directory, que tendrá que ser ampliado a la nube y configurado para una arquitectura multi-dominio, señala Hogue.

La identidad puede ser un problema con Active Directory implementado detrás del firewall, pero Office 365 extiende el almacenamiento de usuario de Active Directory a la nube a través de federación. Microsoft dispone de herramientas de federación, al igual que los terceros pueden configurar un entorno híbrido de gestión de identidad, comenta Ratcliffe.

Microsoft tiene requisitos de sistema específicos para Office 365 que requerirán que muchas organizaciones actualicen el software de escritorio y corrijan los problemas de Active Directory, señala Forrester.

Los consultores también pueden ofrecer asesoramiento estratégico más allá de la migración de Office 365, anota Ratcliffe. La federación de identidades puede ser importante, especialmente si una organización adopta otras aplicaciones SaaS más tarde y quiere mantener un único inicio de sesión para los usuarios. Tal vez tenga sentido loguearse con un servicio de gestión de ID federado basada en la nube que tenga conectores pre-construidos para los servicios SaaS populares, haciendo que la federación sea más fácil con el tiempo, añade.

El tema de las licencias
Un aspecto no técnico importante en el que los consultores pueden ayudar es la concesión de licencias. El licenciamiento se mueve de dos licencias -para clientes y servidores- a una licencia de suscripción de usuario de Office 365, el precio de los cuales puede aumentar con el tiempo, señala Creese. Puede tomar meses negociar la transferencia de un tipo de licencia a otro y no es fácil.

El licenciamiento requiere de un cuidadoso de análisis del costo total de propiedad, agrega Hogue. La transición de las licencias perpetuas de Windows y Exchange, a licencias de servicio de Office 365 para la mitad de los usuarios de negocios, por ejemplo, puede ser compleja. Los costos y ahorros potenciales no son triviales. Como regla, Office 365 termina siendo menos costoso, en virtud del retiro de activos, los costos de gestión y el pago por el espacio del centro de datos.

Muchos consultores acumulan experiencia en muchas áreas que pueden afectar a las migraciones de Office 365, señala Keitt, y las empresas deben investigar lo que cada uno ofrece para encontrar un buen ajuste. Con un mayor alcance de los servicios, estas casas de consultoría esperan convertirse en socios a largo plazo con sus clientes, ayudándoles a formular y aplicar planes estratégicos.

“Cada socio de Microsoft puede realizar migraciones básicas hacia su nube”, señala en su informe. “Entonces, donde estas empresas impulsan la diferenciación es en las herramientas y metodologías propietarias en el extenso proceso de migración a la nube. Esto puede incluir técnicas de evaluación únicas, servicios de consultoría estratégica, y la experiencia del desarrollo de aplicaciones”.

En general, las empresas se sienten cada vez más cómodas con la contratación de consultores para planear la migración de SaaS como Office 365. En el 2012, Forrester encontró que el 19% de los ejecutivos de TI y tomadores de decisiones de TI encuestados contrataron consultores, y el 26% dijo que contrataron consultores para implementar realmente el despliegue de esos servicios. En el 2013 estas cifras habían aumentado de manera espectacular, con un 41% la contratación de consultores para la planificación y el 40% para el despliegue.

Hay muchas razones para buscar ayuda que incluyen la complejidad de la tarea, pero vaya más allá de la planificación a largo plazo, anota Keitt.

“Las organizaciones que están considerando Office 365, a menudo también evalúan las aplicaciones en la nube para otras cargas de trabajo, como la gestión de relaciones con los clientes”, según el informe de Keitt. “Un proveedor que puede facturar, gestionar y soportar múltiples ambientes de nube junto con Office 365 puede ser muy valioso”.

Tim Greene, Network World (EE.UU.)