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Empresas Iansa S.A. se sube a la nube segura de Microsoft

iansaLa compañía chilena Iansa S.A., una de las principales empresas agroindustriales del país, reconocida por la producción, comercialización y distribución de Azúcar y Coproductos de remolacha, buscaba soluciones que le permitieran ahorrar costos en la operación del correo electrónico, contar con capacidades de video conferencia avanzadas y con mensajería instantánea, para mejorar la colaboración y proveer mejor funcionalidad e integración de soluciones. Adicionalmente, la empresa quería migrar su antigua Intranet a una nueva, con mejores servicios.

Para cubrir esas necesidades, Iansa optó por las soluciones Microsoft Office365, System Center Configuration Manager y Forefront Enpoint Protection, dejando tres proyectos paralelos (migración de correo, antivirus e Intranet) en manos de la empresa de servicios tecnológicos NetSystem.

Correo y colaboración con Office365

Una de las principales necesidades de Iansa era mejorar su plataforma de correo electrónico, para lo cual implementaron Office365, solución de correo y colaboración que cuenta con aplicaciones como Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online y Microsoft Lync Online para videoconferencias.

“Algo que nos gustó bastante de Microsoft, con quienes tenemos una larga historia de partnership, es que ocupan sus propias soluciones. Nos pareció una muy buena estrategia porque la mayoría de empresas que vende servicios no los utiliza y en el caso de Microsoft se da que ellos sí ocupan correo en la nube, ocupan SharePoint en la nube, entonces esa fue una buena forma de acercarse a nosotros”, señala Esteban Villaseca, Gerente de Tecnologías y Procesos en Iansa.

“En tema de correo, teníamos casillas que por infraestructura se hacían muy pequeñas. Con Office 365 pudimos aumentar más de 200 veces la capacidad de la casilla estándar”.

Al migrar desde la plataforma de correo Exchange on premise a Exchange Online, la capacidad de la casilla estándar de Iansa aumentó considerablemente. “En tema de correo, teníamos casillas que por infraestructura se hacían muy pequeñas. Con Office365 pudimos aumentar más de 200 veces la capacidad de la casilla estándar, de forma que probablemente muchos empleados no tendrán que hacer nunca un PST. Otro beneficio es que puedes acceder al servidor desde donde estés y está todo integrado ahí, tienes el correo, SharePoint, Lync y eso también es un valor agregado porque nosotros vemos que la forma de comunicarse y de trabajar en la compañía va a cambiar” afirma Esteban Villaseca.

“Justamente una de las grandes cualidades de Microsoft Office 365 es que te permite llevar tu oficina a todas partes. Solo necesitas un dispositivo conectado a Internet para poder ingresar a tu correo, crear y editar documentos y organizar videoconferencias” afirma Fernando Abrego, Gerente de la División de Office de Microsoft Chile.

A estos beneficios se suman, además, ventajas en funcionalidad. “Al pasar de Exchange 2010 a 2013, el acceso web es bastante mejor. Antes los usuarios tenían Office solo en su escritorio, ahora también tienen Office Online, lo que les permite abrir documentos incluso sin tener Office instalado en su estación de trabajo, y ahora también tienen One Drive, que les permite almacenar archivos directamente en la nube”, señala Pablo Fuenzalida, Consultor en NetSystem.

“En total se migraron unas 550 cuentas de correo, por lo que hoy todos los empleados de planta que tienen acceso a PC están migrados a Exchange Online y estamos, de a poco, tratando que los usuarios aprovechen al máximo las nuevas funcionalidades” añade Oscar Mancisidor, Jefe de Infraestructura TI en Iansa.

Protección Antivirus

Adicionalmente a la migración del correo electrónico, Iansa cambió también su plataforma de antivirus, optando por la solución Forefront Enpoint Protection de Microsoft, que va montada sobre una plataforma System Center Configuration Manager. Esto permitió actualizar también las estaciones de trabajo.

“Lo más crítico en los proyectos de correo y antivirus, fue un tema técnico que no tenía que ver con la complejidad de la implementación, sino con la coordinación con terceros. Esto porque la plataforma de Iansa está hosteada en una empresa externa y el manejo de las comunicaciones también lo ve otra empresa, por lo que había que coordinar los cambios con ellos” explica Pablo Fuenzalida.

A pesar de la complejidad y el desafío que implicó el proyecto, el parchado de los PCs se realizó sin inconvenientes y actualmente se encuentran desplegados todos los antivirus en las estaciones de trabajo, funcionando sin problemas.

Intranet con Sharepoint Online

Un tercer proyecto, que se desarrolló en paralelo con la migración de correo electrónico y antivirus, fue la creación de una nueva Intranet, montada sobre SharePoint Online. “Al pasar de Exchange 2010 a 2013, el acceso web es bastante mejor. Antes los usuarios tenían Office solo en su escritorio, ahora también tienen Office Online, lo que les permite abrir documentos incluso sin tener Office instalado en su estación de trabajo, y ahora también tienen One Drive, que les permite almacenar archivos directamente en la nube” Pablo Fuenzalida Consultor NetSystem

“Uno de los principales valores que vimos en el tema de SharePoint en la nube era poder tener el entorno de trabajo para nuestro desarrollo en cuestión de horas, eso fue muy atractivo. No  tuvimos que pasar por un proceso lento de compra de máquinas, si no que fue llegar, habilitar y empezar a trabajar el día uno, eso facilitó bastante la puesta en marcha del proceso” afirma Esteban Villaseca.

Otro gran beneficio es que muchos de los procesos generados durante la implementación, como los formularios personalizados que se crearon para Iansa, Pntes se hacían a mano y ahora, con la ayuda de Sharepoint se están automatizando. “Tener SharePoint en la nube nos saca de encima todo un trabajo administrativo y nos permite enfocar los recursos en lo importante, que tiene que ver con el negocio y con lograr mayores índices de eficiencia. Además, con la implementación de soluciones de formularios se ha reducido bastante el uso de papel” destaca Esteban Villaseca.

En cuanto a los desafíos del proyecto, Iansa quiso desarrollar una imagen corporativa que se salía un poco del estándar de SharePoint. “Office365 tiene un diagramado bastante simple, entonces, para hacerlo más atractivo, empezamos a diseñar una plataforma nueva, bastante más colorida y con todo lo que es la parte gráfica de Iansa, también cambiamos el menú por uno desplegable para que no fuera algo estático. Ahora el look and feel de la página es completamente distinto a lo que era en un principio y resulta bastante más amistoso y ameno” señala Pablo Fuenzalida.

“Con SharePoint los beneficios han tenido que ver básicamente con la administración de procesos y procesamiento de solicitudes, pero todavía estamos en el proceso de lanzamiento, así que aún tenemos que ver qué más podemos lograr” asegura Oscar Mancisidor.

Aunque de momento la idea es continuar trabajando en el desarrollo de la Intranet, Iansa ya evalúa otros posibles proyectos a futuro, uno de ellos relacionado con el monitoreo de plataforma y otro con RMS, para proteger la información que tienen en su red

Francisco Carrasco, CIO America Latina

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