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9 secretos para el éxito en la gestión de proyectos TI

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CIO.com | Por Jennifer Lonoff Schiff

La gestión del proyecto parece tan sencilla. Se establece una fecha límite. Usted establece un presupuesto. Se selecciona a las personas adecuadas. El proyecto se realiza.

En realidad, la gestión de proyectos no es tan simple. Las personas equivocadas están asignadas al proyecto. La gente no sabe lo que se espera de ellos o reciben información contradictoria. El alcance cambia. Los plazos no se cumplen. Dicho de forma más sucinta: Son las cosas que pasan.

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas y los directores de departamentos para mejorar las probabilidades de proyectos que se están terminados en tiempo y acabando con el presupuesto? Docenas de líderes de proyectos y expertos en gestión comparten nueve secretos para gestión de proyectos exitosos.

  1. Asegúrese de que tiene los detalles del proyecto completo antes de comenzar.

“Tener cobertura completamente detallada del proyecto, y que esté aprobado por todas las partes interesadas es una necesidad”, afirma Adam Balkwill, director técnico de Garfield Group , una agencia de mercadeo integrado.

“El alcance debería incluir hitos intermedios, con fechas de entrega y una hoja de cálculo de presupuesto que represente todos los tiempos involucrados. Si la valoración crítica del proyecto inicial tiene suficientes detalles, es mejor, ya que  usted y su cliente van a interactuar a través de la producción”, dice Balkwill. “Las solicitudes de cambio van a suceder siempre en un proyecto, pero esto le permite administrar al cliente cuando algo está, o queda fuera de alcance.”

  1. Tener un equipo de coordinación, en sus justas dimensiones, en el lugar del proyecto.

Para que un proyecto tenga éxito, es necesario tener el equipo de proyecto adecuado en el lugar; las personas cuyas habilidades y experiencia pueden beneficiarse del proyecto, desde el director para abajo. También ayuda a “limitar el número de personas involucradas”, dice Josh Mea, COO de JackMyRep.com, una empresa de gestión de reputación.

“Amazon.com utiliza la metodología del equipo ‘pizza’, basado en la idea de que un equipo no debe ser mayor de 6 a 10 personas”, explica. “Un gerente sólo realmente puede manejar un número limitado de informes directos sin perder agarre, ya sea en la visión del proyecto, los detalles de las obras correspondientes, y personalidades y necesidades personales de su organización y personal”, dice.

  1. Establecer expectativas e hitos en la delantera.

“Establecer (en función del riesgo), hitos frecuentes y el chequeo rutinario para asegurar que los proyectos no se quedan en el camino”, es lo que aconseja Pat McGuinness, director de riesgos de tecnología de GE Capital . “Si sólo establece los hitos a más largo plazo, o de alto nivel, no te das cuenta de que un proyecto está en problemas hasta que ya es demasiado tarde”.

“Cuando todos en el equipo entienden claramente el alcance desde el principio, se elimina la ambigüedad que puede hacer fracasar un proyecto”, añade Juan Velásquez, especialista en mercadeo de hacerlo Wiser, un proveedor de cartuchos de tóner y suministros de oficina verdes. “Una buena manera de hacer esto, dice, es llevar a cabo una reunión inicial, donde todo el mundo involucrado asiste. Así se ayuda a establecer las expectativas donde se puede discutir el proyecto en detalle, crear un plan de trabajo viable y asignar personas funciones y responsabilidades”.

  1. Dejar claro quién es responsable de qué y establecer los plazos

“Cuando varias personas están colaborando en la misma tarea, plazos y otros detalles importantes a menudo se pierden”, explica Fred Mouawad, fundador y CEO de Taskworld , una plataforma de gestión de tareas. Para evitar confusiones, “es necesario determinar qué miembros del equipo son responsables de qué; organizar las piezas de trabajo por adelantado, y hacer cumplir la rendición de cuentas. Un programa de administración de tareas en línea es una manera simple de hacer esto”.

  1. No acose.

“Reunirse regularmente con los miembros del equipo que van a trabajar en el proyecto es muy bueno. Sin embargo, debe permitirles un respiro para trabajar sin sentirse microadministrados,” dice Shilonda Downing,  propietaria de Trabajo en equipo virtual , un asistente empresa virtual.

“La creación de un equilibrio aquí es clave para asegurar que el trabajo se está haciendo y que los miembros del equipo se sienten capaces de hacer su mejor trabajo.”

  1. Asegúrese de tener un buen sistema para la gestión del proyecto

“Un email parece la forma más obvia de la comunicación en la gestión de un proyecto, pero puede obstaculizar el progreso”, dice Chris Griffiths, consejero delegado en DropTask , una solución visual de gestión de tareas.

“La pesca de arrastre a través de las discusiones de correo electrónico para la correspondencia anterior es una enorme pérdida de tiempo. Utilizando el software que mantiene toda la información del proyecto y de la comunicación en un solo lugar no sólo ahorra tiempo, sino además mantiene un espacio de trabajo productivo.”

“Nuestro equipo y los clientes están ubicados en todo el país, lo que significa que no podemos compartir archivos físicos”, explica Amy Driehorst, gerente principal del proyecto Influencia Weaving , que conecta los autores a las audiencias en línea. Así que utilizamos una aplicación de gestión de proyectos digitales que no sólo nos permite gestionar todos los aspectos del proyecto a través de las listas de tareas, sino que también sirve como una caja de armario de la presentación en línea todos los documentos relacionados con el proyecto, así como un foro de discusión. “La capacidad de agregar fácilmente clientes al proyecto permite una comunicación fluida y el intercambio de información.”

  1. Mantenga los miembros del equipo motivados.

“Es útil para establecer los hitos mientras que se planifica el o los proyectos”, señala Ajay Kaul, socio gerente en AgreeYa Solutions , proveedor de software de negocios.

Para garantizar que los proyectos no se quedan en el camino  es necesario reconocer, felicitar y motivar a los miembros del equipo cada vez que se cumplió un objetivo o un hito. Celebrando hitos puede ser una gran forma de rastrear el progreso, y además, se mantiene a los miembros del equipo motivado.”

  1. Celebrar reuniones de estatus regulares pero breves.

“La comunicación frecuente con todos los miembros del equipo, así como el cliente es la mejor manera de asegurar que un proyecto va por buen camino”, dice Driehorst. “Esto es especialmente importante en un entorno virtual, donde no se tiene el lujo de tener en la oficina al colega, para comprobar el estado de una tarea.

Programar llamadas regulares, además de todas las otras formas de comunicación digital que uso, garantiza una comunicación abierta y clara para todos los interesados ​​”.

  1. No se engañe con los tiempos.

“No se te ocurra hacer parecer que sigues las especificaciones exactamente en un proyecto si realmente no las cumples”, señala Samit Shah, cofundador de EventEdge , que construye aplicaciones de eventos personalizados.

“O las cumples, o te retiras, pero el engaño es lo peor de todo. No lo hagas; ni siquiera lo intentes”.

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Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.