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El Poder de las Compras Gestionadas

Juan José Izcúe, gerente general de Senegocia
Juan José Izcúe, gerente general de Senegocia

En aquellas empresas que cuentan con herramientas y procesos de abastecimiento de clase mundial, el indicador de Compras Gestionadas es superior al 85% y constituye el principal indicador relativo a ahorro de costos que tiene una Gerencia de Compras o de Abastecimiento.

La “compra gestionada” es un indicador de desempeño que toma el monto gastado, a través de un proceso formal y gestionado de compras, y lo compara con el total del monto gastado por una compañía, excluyendo las remuneraciones y otros costos laborales, dentro de un período determinado.

Por ejemplo, si una compañía gastó $560.000 en adquisiciones en un mes y $465.000 de ese gasto fue gestionado por la Gerencia de Compras, el monto gestionado v/s el gasto total sería ($465.000/560.000) x 100 = 83% o $95.000.

Los $95.000 que fueron gastados fuera de la Gerencia de Compras podrían haber sido menores si hubieran sido gestionados aplicando las políticas, relaciones con proveedores y enorme poder negociador que tiene una Gerencia de Compras. Por eso vale la pena preguntarse ¿qué porcentaje de mis compras son “gestionadas?.

En aquellas empresas que cuentan con herramientas y procesos de abastecimiento de clase mundial, el indicador de Compras Gestionadas es superior al 85% y constituye el principal indicador relativo a ahorro de costos que tiene una Gerencia de Compras o de Abastecimiento.

En estos tiempos de incertidumbre, donde es muy probable que los márgenes de las empresas se vean reducidos, resulta apremiante encontrar ahorros en todas las líneas de gasto. Una de esas líneas es la Gerencia de Compras o Adquisiciones que, dotada de las herramientas de trabajo y gestión adecuadas, puede convertirse en una palanca de generación de ahorros muy potente.

Otros indicadores clave de desempeño de una Gerencia de Compras, relativos a ahorro de costos,  son el ROI de Abastecimiento, el Ahorro de Costos en Compras y los Tiempos del Ciclo de Compras.

Beneficios Visibles

Reducción de costos en dinero y tiempo, a través de la automatización; negociación con proveedores a través de acuerdos marcos; disminución de riesgos; así como control y trazabilidad de todo el proceso de abastecimiento; además del impacto financiero favorable para el conjunto de la compañía, son los beneficios más visibles para una compañía que tiene un departamento de compras bien gestionado.

En ese sentido, son cada vez más las empresas productivas o de prestación de servicios que requieren de materias primas, insumos y servicios para desempeñar sus actividades; y que  independientemente del tamaño o de su actividad, necesitan hacer de manera eficiente sus compras. Y es que, mientras mayor sea el volumen de compras, mayor valor e importancia dentro de la organización tendrá esa eficiencia, puesto que se traduce  en una fuerte reducción de costos, transferible a los resultados de la organización, convirtiéndose así el departamento de compras en un área estratégica dentro de la organización.

Por lo anterior, una empresa que quiere gestionar eficientemente su departamento de compras debe considerar algunos elementos fundamentales. Entre ellos, la gestión de riesgos, en cuanto a precio de las compras, tipo de cambio, materias primas y relación con los proveedores; los costos, en términos de la reducción de los mismos, materializada en la eficiencia de las compras a través de la comparación y cotización. Asimismo, mantener el control de lo que se compra, quién lo compra, a quién, a qué precio y cuándo. El orden y transparencia en las compras también son vitales, a través de una información clara y accesible a todo lo relativo a las compras de la empresa; y, por último, la incorporación de flujos de aprobación  en el proceso de compra, ya sea  a través montos o por jerarquía al interior de la organización.

El Apoyo TI

Para todo ello, la adopción de tecnologías en el proceso de abastecimiento a través de plataformas de compras especializadas, sin duda, se han transformado en un plus. La existencia de marketplaces en el mercado permite adoptar las políticas de compras y adecuarlas al negocio de la empresa, flexibilizando los módulos a los requerimientos de las organizaciones en ese ámbito. Asimismo, posibilita integrarse con cualquier ERP, resultando una comunicación fluida con todos los departamentos de la organización a través de la tecnología.

Por otro lado, las plataformas de compras dan solución a las tareas de compras desde la solicitud de pedido -la cual se puede plasmar a través de la cotización, compra directa o acuerdos marco- hasta la recepción de la mercadería, pasando por flujos de aprobación determinadas por diferentes variables posibles de determinar. Con la automatización del proceso de compras, incluso, se pueden realizar actividades estratégicas, algo que en muchas ocasiones se olvida por falta de tiempo.

Hoy, además, es posible acceder a soluciones web de e-procurement –disponibles para desktop y móviles- conformadas por diferentes módulos de la cadena de abastecimiento, que permiten seguir y controlar todo el proceso de manera transparente, desde la realización del pedido hasta el pago de la factura al proveedor. Adicionalmente, existen módulos que complementan la gestión de compras -como los de inteligencia de negocios y los de manejo administración de contratos- para obtener toda la información de la gestión de compras en una sola mirada y automatizar los contratos con los proveedores, logrando así un repositorio virtual de todos los contratos previamente validados y firmados por las partes vinculantes, por dar sólo un par de ejemplos.

Para aquellas compras de grandes volúmenes,  en tanto, hay  módulos de licitaciones online que generan importantes ahorros, pues posibilitan la competencia entre diversos proveedores por adjudicarse un negocio.  Con todo, lo claro es que la automatización de los departamentos de compras puede transformarse en un poder importante para optimizar la gestión y la productividad de una compañía.

 Por Juan José Izcúe, gerente general de Senegocia

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