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6 Estrategias para cancelar un gran proyecto de TI

cancelling an it project

 

CIO.com | Por John Brandon

 

En el libro Piense como un bicho raro , autores conocidos, como Steven D. Levitt y Stephen J. Dubner tocan un tema difícil para los responsables de los presupuestos de TI y desarrollo de proyectos: ¿Qué pasa si falla su proyecto?

En su estilo ingenioso y muy obstinado, explican cómo el fracaso en los negocios no es siempre es algo malo. A veces, explican, puede conducir a nuevas realizaciones de dirección de la empresa, o te obligan a pensar en una estrategia más inteligente a medida que avanza.

Sin embargo, para aquellos que manejan una organización de TI grande, la cancelación de proyectos puede causar un gran estrés. Ellos son complejos, caros y con frecuencia interconectados.

Sin embargo, hay ocasiones en que un proyecto se queda sin fondos, hay un cambio en la dirección de la empresa, o los ejecutivos se dan cuenta de que el proyecto no va a ser tan valioso para la organización como todos esperaban.

Aquí hay seis estrategias para cómo cancelar un gran proyecto de TI una vez que usted decide que es el único recurso que le queda.

1-Obtener el apoyo de otros ejecutivos

Uno de los primeros pasos a seguir cuando se considera la forma de cancelar un proyecto es buscar la aprobación y el apoyo del equipo directivo. Esto puede llevar algún trabajo de campo, dice Max Dufour, socio de la empresa de consultoría de gestión Harmeda.

En el peor de los casos, puede que tenga que dejar que otros ejecutivos lo cancelen, sin importar lo que usted oye detrás de ellos en una fecha determinada.

“Establecer una fecha límite y un foro para las negociaciones y comunicar internamente antes de tiempo para buscar el apoyo, si es necesario”, dice.

2-Asegúrese de que realmente no se puede guardar el proyecto

Antes nunca cancelar un proyecto, asegúrese de que no se puede engavetar, dice William Gutches, analista de la consultora de TI Symbiosys.

Como parte de una investigación a fondo para determinar si un proyecto debe ser cancelado, debe revisar el alcance original de la obra, los conjuntos de habilidades de los participantes, los materiales de los requisitos, el proceso de prueba, las expectativas de los patrocinadores y cualesquiera otros factores auxiliares que contribuyeron al proyecto llegar a un punto donde falló.

“La decisión fundamental es si hay o no razones suficientes y el apoyo y el acuerdo de los patrocinadores del proyecto para permitir que el proyecto siga adelante, sabiendo lo que el tiempo nuevo, el costo, el presupuesto y las expectativas están en el punto de esta investigación”.

“Si ese acuerdo se puede hacer, a continuación, proceder es posible.”

3-Comunicar sobre el “porqué”

Una estrategia clave cuando se trata de la cancelación de un proyecto es asegurarse de que usted ha comunicado las razones específicas por las que tuvo que tirar del enchufe y cortar la corriente.

Como Erika Flora de la empresa de consultoría de TI y la formación Beyond20 explica, esta comunicación es fundamental, ya que ayuda a los patrocinadores, empleados y clientes a que entiendan que esta cancelación no significa que los otros proyectos están en peligro.

4-Conozca a su contrato

Antes de cancelar un proyecto de TI, ya sea interno o externo, asegúrese de leer la letra pequeña, dice Dufour. Los contratos explican exactamente lo que pasa si haces cancelar el proyecto.

Puede haber períodos de postergación congelamiento; los términos que rigen cómo se puede renovar el contrato y hasta un cargo por cancelación.

Infórmese sobre las obligaciones contractuales. Luego, hay que hacer el trabajo duro de la participación de los asesores legales de la compañía, si es necesario y entender muy bien los términos.

5-Aprender del proceso

Flora dice que terminar un proyecto puede ser una experiencia de aprendizaje. Los ejecutivos deben ser conscientes de lo que debe hacerse en el próximo proyecto.

Puede ser que sea una lección acerca de la configuración más corta en cuanto a términos objetivos para los equipos de TI en particular, el establecimiento de expectativas diferentes basadas en el cliente y los requisitos del patrocinador,  o la creación de un presupuesto y de los términos del proyecto de manera diferente.

Cuando se cancela un proyecto de TI, lo ven como una oportunidad para hacer las cosas de manera diferente la próxima vez.

6-Sea específico acerca de los números

Un último consejo sobre la cancelación de los proyectos de TI: Asegúrese de que usted es específico sobre los datos.

Con demasiada frecuencia, los proyectos de TI se desmoronan rápidamente y sin una comunicación adecuada sobre los motivos y sin que se verán afectados.

Dufour dice que usted debe nombrar a los proveedores involucrados, la línea de tiempo para la cancelación, los gastos y daños y los demás servicios afectados.

Especificidad aporta transparencia, dice, lo que impide “sorpresas inoportunas” y los problemas que los acompañan.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.