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¿Cómo eliminar los silos de información en tu negocio?

Incluso las organizaciones más innovadoras tienen que esforzarse para conectar a sus equipos de trabajo en una misión, una visión y una meta en común. Cuando la información no se comparte, la base de estas es la que sufre el mayor impacto. En un mundo ideal, cada miembro de la empresa está en el mismo canal, teniendo como prioridad los proyectos importantes, enfocándose en las iniciativas que modifican el ritmo de trabajo. Esta información debe fluir de manera libre y los empleados deben tener los recursos que necesitan en el momento en que los requieren, con esto se evitarían las redundancias en la organización.

Por Ricoh Mexicana

Con este escenario de frente, la cruda verdad es que es imposible para las organizaciones erradicar los silos. Sin embargo, existen iniciativas que los líderes de negocio pueden implementar para posicionarlos en la dirección indicada.

Para acelerar el cambio por medio de cambios metódicos y con alto impacto, compartimos 5 ideas para eliminar los silos en los negocios:

1. Implementa sistemas para la colaboración de documentos
Uno de los retos más grandes que los equipos enfrentan, es la ausencia de una plataforma unificada para compartir y colaborar en la creación de archivos. En vez de almacenar la información en un solo lugar, que por lo general crea confusión en relación a cuál es la versión del archivo más reciente, existen plataformas para la administración de contenidos en la empresa (ECM), o para la colaboración (ECC), que eliminan la falta de integración de los equipos.

Un sistema que abarque a toda la organización y que cuente con características administrativas robustas, puede apoyar a eliminar los silos en los negocios y asegurar que las personas tengan acceso a la información adecuada.

2. Diseñar una estrategia de administración para dispositivos móviles
La revolución móvil no tiene mucho de haber comenzado, los miembros de los equipos acceden a información a todas horas del día, sin importar en donde se encuentren. Aun así, las compañías se están retrasando en lo que respecta a políticas BYOD (Bring Your Own Device), que pueden llegar a confundir a los integrantes de las empresas sobre la mejor manera en que deben estar conectados. Eliminar la confusión potencial ayudará a los equipos de trabajo a tener claras las expectativas de la compañía.

3. Crea una visión global de tu fuerza laboral
En cualquier momento, los equipos ejecutivos deben mantener una visión operativa de su fuerza de trabajo. Es necesario tomar el tiempo necesario para evaluar a profundidad las iniciativas que estén en marcha, esto ayudará a evaluar redundancias potenciales y áreas de superposición.

Identificar oportunidades para eliminar los silos en un negocio, además de construir puentes entre los equipos de trabajo, ayudándoles a compartir recursos, bienes y propiedad intelectual, será el primer paso para la eficiencia.

4. Impulsa el diálogo abierto
Una de las barreras más grandes para la transparencia es el temor de cometer errores. Desde la perspectiva de la optimización de los procesos, es crucial construir una cultura que permita a los miembros de los equipos comunicar los resultados de experimentos, cambios de dirección y aprendizajes de manera abierta, con una mentalidad positiva.

Impulsar el diálogo, asesorar a equipos de trabajo y solicitar retroalimentación de manera activa ayudará significativamente al negocio. El diálogo abierto es una práctica que toma mucho tiempo dominar, y a la larga será crucial para las organizaciones

5. Invierte en educación
Webinars, centros de conocimientos y de recursos serán herramientas de gran importancia para eliminar los silos en los negocios. Los empleados necesitan aprender sobre la gran visión que tiene su empresa. Al ritmo que la organización esté avanzando, es importante que se aseguren que cada empleado tiene acceso rápido y eficiente a la información que necesitan. Motivar a los equipos a que dirijan ellos mismos su comunicación y aprendizaje, a través de la tecnología y procesos.

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En este contexto, donde la información se convierte en el alma de las empresas, Ricoh Mexicana abrió recientemente Ricoh Consulting Services, que pretende ayudar a las compañías de todos los tamaños a analizar cómo viaja la información a través de las diferentes áreas de negocio. Posteriormente, Ricoh propone la tecnología y la metodología a medida para eficientar los procesos para que los empleados tengan el acceso a la información en el tiempo y forma correctos.