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5 cosas antes de comprar un multifuncional para la oficina inteligente

Las personas responsables de la adquisición de equipos de oficina para su organización, siempre están en busca de dispositivos que ayuden a que el trabajo sea más eficaz. Pero lo que realmente necesitan saber es que las tradicionales copiadoras o multifuncionales han evolucionado para convertirse en una herramienta esencial para ayudar a todas las empresas a aumentar su productividad, facilitando el intercambio de conocimientos y la colaboración entre personas y equipos a través de múltiples tecnologías de vanguardia que incorporan.

Ricoh Mexicana, empresa especializada en equipos de impresión de oficina, señala 5 factores de gran alcance para tener en cuenta en la decisión de compra:

1. Algo más que un equipo multifuncional

Impulsado por la necesidad de proporcionar una solución de ahorro de espacio, las multifuncionales (MFP) se han convertido en una herramienta que ayuda a aumentar la eficiencia de cualquier oficina. Además de digitalizar documentos, una MFP moderna proporciona:

· Escaneo en color
· Conexiones a la red de su organización
· Fax con gran capacidad
· Engrapado de papeles (una característica útil para entornos médicos o de restauración)
· Acabado de documentos y creación de folletos
· Lectores de tarjetas de entrada individual y autenticación para una impresión segura
· Las conexiones a la red a través de Ethernet, Wi-Fi y Bluetooth
· Software de gestión de dispositivos para gestionar de forma remota y de manera eficiente toda la flota de multifuncionales desde cualquier parte del mundo a partir de un panel de control.

2. Funciones inteligentes y móviles

Una MFP debe ser el ayudante perfecto para la oficina inteligente, ya que ayudará a simplificar y automatizar los procesos internos y permitirá a una organización adoptar nuevas formas de trabajar. La fuerza laboral de hoy es cada vez más móvil, cada vez más personas trabajan a distancia y están adoptando las políticas del BYOD (Bring Your Own Device), es por ello que los MFP deben también adaptarse al lugar de trabajo cambiante.

La mayoría de las impresoras multifunción modernas cuentan con algún tipo de interfaz de pantalla táctil, a través del cual se controla el MFP. Algunos de estos son tablets impulsadas por el sistema operativo Android y cuentan con teclas físicas mínimas y una pantalla color de gran tamaño que los usuarios pueden pulsar y deslizar. El más avanzado de estos paneles de control se denomina ‘Panel Inteligente de Operación (SOP)’ con aplicaciones para ampliar la capacidad de la pantalla y la impresora multifunción, así como posibilidades de personalización para adaptarse a las necesidades de flujo de trabajo específicas de una organización.

3. Multifuncional asequible

El costo siempre será un requisito solicitado al momento de adquirir un nuevo equipo para la oficina. Si se tiene en cuenta que una multifuncional tendrá un plazo de vida de 5 años o más, será igualmente importante tener en cuenta los costos de operación: El consumo de energía eléctrica debe ser lo más bajo posible. Así que se deberá optar por los dispositivos que utilizan tecnologías innovadoras, tales como Quick Start Up. Los dispositivos deben cumplir con la especificación V2.0 Energy Star.

4. Conectividad alta

Al seleccionar una MFP con escaneo, impresión, copiado y capacidad de fax, ya está proporcionando mejoras en la productividad y eficiencia de costos para la organización. En la actualidad, hay muchas maneras en las que un MFP adecuado puede mejorar la eficiencia: manejo rápido y fácil proporcionará a los trabajadores la capacidad de reducir su dependencia de la copia física impresa. Los documentos escaneados pueden ser almacenados, distribuidos y compartidos en una base de datos integrada en el dispositivo.

Las opciones de conectividad inalámbrica son cada vez más comunes en las MFP, ya que pueden facilitar la impresión directa en el dispositivo, sin necesidad de conectarse a la red de su organización. Esto puede proporcionar a los trabajadores remotos una forma práctica de usar un multifuncional imprimiendo desde sus dispositivos inteligentes.

5. Amigable con el medio ambiente

La mayoría de las organizaciones tienen una política de responsabilidad social corporativa activa (RSE), por lo que se debe tener en cuenta los siguientes aspectos antes de elegir un MFP: Acreditación Energy Star V2.0: ENERGY STAR es un programa de la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos que ayuda a las empresas y personas a ahorrar dinero y proteger el clima a través de la eficiencia energética. El próximo MFP debe tener este nivel de acreditación.

Su proveedor de MFP debe tener la capacidad de proporcionar a la organización informes verdes para que pueda evidenciar en su gobierno de datos y la presentación de informes de RSE de las mejoras obtenidas por la compra de la flota MFP.