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4 millones de horas pierden los gerentes en tareas administrativas

Un informe de Servicenow indica que solo 1 de 10 empresas cuenta con procesos automatizados y tareas administrativas que evitan que sus gerentes se desgasten en tareas menores.  Si usted es un gerente, seguramente ha llegado a esa conclusión en más de una ocasión y hasta lo ha dicho en voz alta.

Ahora, bajo el título “Today’s State of Work: The Productivity Drain“, una investigación realizada por el proveedor de servicios de nube Servicenow le da la razón y hace algo mejor, ya que explica porque especialmente a usted no le alcanza el tiempo y cómo sus millones de horas al año se gastan en tareas innecesarias y procesos ineficientes.

ServiceNow encuestó a cerca a gerentes en los EE.UU. y el Reino Unido para comprender la eficacia de las herramientas y procesos en su entorno corporativo. Los resultados revelaron que casi dos días a la semana se gastan en tareas administrativas que no son fundamentales para su trabajo“, explicó Caterine Alvarenga, especialista de mercadeo de la empresa.

Entre los resultados del informe destacan:

4 millones de horas al año son “invertidas” en tareas administrativas: 15 horas ( a la semana). Esto equivale al trabajo de 2.000 trabajadores

9 de 10 gerentes dicen que su productividad depende de la eficiencia de los procesos de trabajo de rutina proporcionados por otros departamentos, tales como la entrega de servicios de marketing, soporte de TI, la emisión de órdenes de compra, y los el apoyo a empleados que comienzan.

3 son las causas fundamentales de esta gran inversión de tiempo: son (1) la dependencia en ssus tareas delas respuestas de otros departamentos señaladas en el aparte anterior: (2) que los procesos de trabajo siguen utilizando tecnologías obsoletas e ineficientes; (3) los procesos de trabajo de rutina son a menudo simplemente ineficientes y exasperantes.

8 de 10 compañías, grandes y pequeñas, siguen utilizando estructuralmente herramientas manuales como el correo electrónico, hojas de cálculo e, incluso, vistas personas para dirigir los procesos de trabajo rutinarios; 4 de 5 gerentes dicen que estos trabajos de rutina causan retrasos significativos; 3 de 4 (75%) quieren apoyarse en procesos simples y de autoservicio que sean tan fáciles de usar como Amazon o FedEx.

Además, otros de los hallazgos del estudio señalan que:

31% de los gerentes estima que le lleva más de 10 interacciones completar una tarea; mientras que al 40% le lleva entre 5 y 9 interacciones; 49% de los gerente dice que las tareas administrativas comunes desplazan las iniciativas estratégicas; 86% dice que automatizando los procesos serían más productivos, pero, solo 1 de cada 10 compañías, aproximadamente, ya están utilizando aplicaciones en línea para crear rutas automáticas de aprobación con las personas y departamentos adecuados.

La investigación fue realizada vía internet entre 915 gerentes de Inglaterra y Estado Unidos, con responsabilidades supervisoras en empresas de 500 o más empleados.

Alvarenga destacó que la situación identificada de horas invertidas en tareas comunes se reproduce y tiene un impacto exponencial en todas las líneas de la organización. “El resultado es que los empleados tienen menos tiempo para hacer su trabajo por lo que hace falta mas gente para completar el trabajo que hay que hacer”.

“Las empresas deben evaluar qué procesos deberían ser automatizados y procurar ganar el tiempo que se invierte en esas tareas para el core del negocio”.