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Por qué un CIO debe escribir correctamente

Como estudiantes, la mayoría de nosotros probablemente nos hubiera gustado tener un menor número de trabajos para escribir. ¿No había una forma más eficiente para demostrar que habíamos aprendido las cosas que necesitábamos para aprender?

Lo que probablemente no nos dimos cuenta es que al escribir tan a menudo, estábamos aprendiendo a escribir. Y saber escribir es una habilidad clave en muchas ocupaciones, incluyendo TI. Sin embargo, todavía hay mucho  personal de TI que no ha aprendido la lección y no escribe bien. Sin embargo, hay esperanzas.

Cuando los requisitos del proyecto, o también en casos de documentos de negocio, estrategias de TI, contratos con proveedores y otros documentos no están claramente escritos, son susceptibles de ser mal interpretado. El resultado suele ser un trabajo adicional, con exceso de costos, sistemas que no cumplen con las necesidades del usuario, disputas legales y otros problemas.

Incluso un simple correo electrónico solicitando una llamada puede ser malinterpretado si no se especifica la zona horaria. Por otra parte, cartas comerciales, notas, presentaciones, podcasts y vídeos a menudo se leen sin que tengan ninguna explicación adicional del autor. El lapso de tiempo puede complicar las cosas e incrementar malentendidos aún más.

Por desgracia, la claridad de las comunicaciones empresariales ha empeorado con el tiempo. Los CIOs se quejan regularmente de cartas, memos y presentaciones que los dejan con dificultades para descifrar el punto del autor. Y si a eso unimos errores gramaticales, problemas de puntuación, el uso excesivo de palabras de moda o anacrónimos y oraciones mal estructuradas que conforman el resultado de tener entonces documentos incomprensibles.

Cuando los profesionales ocupados se confunden, se pierden o se aburren, lo que sucede entonces es que dejan de leer y consideran al autor como mal educado y no muy inteligente. La consecuencia: el despido inmediato.

Los líderes de TI están preocupados de que los documentos producidos por trabajadores TI no están llegando al público, quen es el objetivo. Ante esto, es bueno considerar la adopción de las siguientes medidas:

  • Utilizar solo profesionales. Involucrar a los servicios de un escritor profesional o alguien de comunicaciones corporativas para editar documentos importantes, y que  reflejen el reconocimiento de que las comunicaciones empresariales son una parte importante de su trabajo.
  • La revista CIO reporta que los especialistas de comunicación son cada vez más comunes en trabajos de redacción para TI; contratar a su propio profesional, si el tamaño de la organización de TI lo amerita. Eso si, no espere hasta que tenga una necesidad desesperada. Muchos líderes de TI informan que un redactor o especialista en RRPP necesita de varios meses para familiarizarse con la terminología de TI y aprender la cultura de una nueva empresa.
  • Implementar una política clara de comunicaciones y hacerla una prioridad. Tómese el tiempo para redactar con claridad sus propios documentos. En lugar de depender enteramente de palabras, usar gráficos y tablas para comunicar datos y aclarar el punto. Incluso si te gusta escribir, un especialista en comunicaciones puede ser capaz de pulir su prosa, lo que le permite modelar el comportamiento que desea su personal.
  • Se necesita tiempo para escribir de manera clara y sucinta. Asegúrese de que cada departamento de TI tiene tiempo suficiente para producir una comunicación efectiva, incluyendo informes, logros e inquietudes. No cometa el error común de reducir los costos al tiempo asignado a la comunicación, ya que se va a crear problemas en el futuro.

Algunas personas creen que el personal técnico altamente especializado debe evaluarse exclusivamente en su experiencia técnica. Aunque los conocimientos técnicos son el requisito más importante, la comunicación clara aumenta en gran medida el valor de personal técnico.

La mayoría de los ejecutivos quieren respuestas cortas y directas con los datos suministrados como respuesta a las preguntas. Por el contrario, la mayor parte del personal técnico prefiere proporcionar el contexto y los detalles suficientes para permitir que otros llegan a conclusiones lógicas.

Los documentos comerciales deben comunicarse con precisión, como es comprensible. Ninguna organización se le ocurriría reunir a su equipo directivo para escuchar una serie de presentaciones de audio o vídeo y además tomar notas con el fin de clasificar el orden de posibles proyectos, o para establecer los niveles de servicio que un proveedor externo tiene que ofrecer.

 

Mario Augusto Beroes Ríos

Periodista graduado en la UCV en la mención Audiovisual.