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Colombia tiene plataforma que elimina uso de papel

La nueva plataforma es una combinación de productos y servicios que juntos proveen una solución completa para la eliminación total del papel en la relación con el cliente, incorporando canales digitales, agilizando procesos y reduciendo costos en porcentajes que superan el 70% y con validez legal.

La reducción de costos y aumento de agilidad se consigue eliminando los procesos de impresión, transporte, escaneo, captura de la información, archivo y custodia y generación de pruebas periciales.

La plataforma provee los elementos necesarios para dar cobertura a todos los procesos de relación con el cliente, de modo que la eliminación del papel puede abordarse a la medida de las necesidades de cada cliente en Colombia.

Empezando por un proceso concreto, con la seguridad de que se va a poder abordar la totalidad con una única solución. La solución recopila los elementos necesarios para garantizar el cumplimiento legal y normativo de los procesos de firma electrónica y comunicación certificada centrándose en los elementos que hacen posible la construcción on line de pruebas periciales.

Así, se certifica el contenido, tanto del documento principal como de los adjuntos. Se certifica también el remitente y el receptor y el momento en que se realiza cada paso mediante recopilación de datos de dispositivos, direcciones IP, email, celular  y sello de tiempo.

Finalmente, el sistema incorpora una firma electrónica fortalecida con Timestamp, usuario password, token o firma biométrica en el móvil. De esta manera, la plataforma es segura, trazable y auditable.

Todos los canales

Para lograr el éxito en el proceso de eliminación del papel, la plataforma opera en todos los canales de contratación y comunicación con el cliente, tanto presenciales, oficina, agente en movilidad, como no presenciales, app móvil, Web, call center, y  ajusta el proceso a las restricciones impuestas por el medio en el que se está firmando.

Asimismo, contempla los requerimientos normativos de costumbre en cada país en lo referente a la identificación y firma. La plataforma puede utilizar, además de la firma y certificado digital y el DNI, múltiples sistemas de identificación biométrica como reconocimiento de huella digital, grafometría de firma y reconocimiento facial.

Cloud modular y escalable

La solución cubre todas las necesidades inherentes a la eliminación del papel, de acuerdo con el entorno tecnológico de cada entidad. Todo ello en un esquema de pago por uso. 

La plataforma multicanal y móvil de contratación y notificación cubre todo el proceso de contratación, desde el envío, la aceptación y firma, hasta el archivo y custodia con acceso on-line. Además cada paso es certificado y con validez legal. Frente al formato tradicional “en papel”, la nueva plataforma reduce drásticamente los costos y agiliza y asegura la trazabilidad del proceso.

Las claves

La nueva solución permite:

  1. Firmar los documentos del contrato o acuerdo desde un correo electrónico y/o de un teléfono móvil evitando el desplazamiento de los clientes a una oficina comercial. El cliente visualiza el contenido, expresa la voluntad de aceptar o rechazar y procede a firmar eligiendo entre múltiples maneras: firma biométrica, PIN enviado al correo electrónico o móvil una clave, etc.
  2. Certificar todo el proceso y generar las pruebas periciales que darán seguridad jurídica y validez legal.
  3. Cumplimiento con cualquier normativa que exija que los procesos de contratación y/o comunicación sea certificado, auditable y trazable.
  4. Solución totalmente flexible y capaz de adaptase a las necesidades de cada empresa, incluso integrarse dentro de sus sistemas de gestión documental, ERP, CRM y core de negocio.
  5. Certificación y custodia de los documentos y de las pruebas del proceso, que adquieren validez jurídica gracias a la figura de un “tercero de confianza”, un intermediario electrónico sin interés en ninguna de las dos partes, actúa de testigo a lo largo del proceso, da fe de todo lo que ocurre, a la vez que custodia y pone los documentos a disposición de ambas partes.

 

 

Mario Augusto Beroes Ríos

Periodista graduado en la UCV en la mención Audiovisual.