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¿Porqué una solución BPM es importante para la empresa?

Al utilizar una solución de gestión de procesos obtendrá una visión estratégica de cómo se están ejecutando en su empresa.

Por Douglas Medeiros, Gerente General TOTVS Andina

Escenario: Una empresa contrata una consultoría especializada en procesos para hacer la diagramación, el rediseño y la evolución de los mismos, a fin de ser más eficiente su operación. En general, las consultorías traen sus propias herramientas que van desde planillas, hasta papeles donde están descritos los procesos de la empresa. Al cabo de un tiempo, esta misma organización, siguiendo un modelo de mejora continua, necesita cambiar esos procesos, pero en ese momento está atrapada en una situación que dificulta su propia evolución: ¿cómo adaptar los documentos que la consultoría anterior dejó?

Por lo general, la alternativa es que la empresa no cambie sus procesos o se vea obligado a contratar a la misma consultoría, no obstante, al contratar a otra, ésta cobrará para hacer la diagramación o la transcripción de los procesos en herramientas distintas de las que originalmente utilizó la consultoría anterior. ¿Cómo resolverlo entonces? Fácil, utilizando una herramienta de BPM (Business Process Management).

BPM es una solución en software de gestión de procesos cuyo principal objetivo es que la empresa pueda reflejar su operación en un flujo. De esta manera, consigue tener una visión clara de cómo actúan las personas y cómo generan su oferta de valor tras los procedimientos y tareas ejecutadas, en qué orden y por quién. La solución BPM es de gran beneficio para que los procesos de las empresas estén diagramados. Sus aplicaciones pueden ir desde simples mapeos de macro procesos para requerimientos mínimos de implementaciones de norma ISO,  auditorias y hasta la diagramación en el nivel de tarea de manera que guíe a cada una de las personas que van a ejecutarlas en la empresa.

De manera genérica, la utilización de una solución BPM permite un conocimiento más profundo de los procesos que se están ejecutando en la empresa e involucra a todos en la cadena de generación de valor de la misma.

Con las mediciones, es posible lograr administrar “cuellos de  botella” o puntos de ineficiencia en la organización y cambiar sus procesos de manera más dinámica, generando así un avance en el nivel de competitividad de la empresa que le permitirá, en una visión más estratégica, ser más eficiente, lo que se traduce en un diferencial para sus clientes finales o márgenes de ganancia superiores. Como consecuencia, las personas empiezan a desarrollar dos grandes papeles en la organización: las que ejecutan procesos y las que los diseñan. Gracias a esto los puestos más calificados de la organización pueden dedicarse a realmente utilizar su capital intelectual en la creación e investigación de procesos y la optimización de ellos, de manera que esto traiga un retorno más grande sobre el monto que invierte la empresa en sus sueldos y/o dándoles más tiempo para análisis y evaluaciones de operación.

Dentro de una organización, todos los procesos son beneficiados por la utilización de una solución de BPM ya que es posible comprender en qué momento están los procesos, cuáles son sus próximos pasos, por quién deben ser ejecutados y cuáles son los niveles de aprobación requeridos en cada uno de ellos. Además, al ser utilizado en conjunto con una herramienta de ECM (Enterprise Content Management), todos los documentos generados por el proceso son archivados de manera estructurada para consultas futuras, así la rastreabilidad de todo el flujo de proceso es garantizada por la herramienta, de manera que se pueda dar respuesta a algunas de las preguntas más cotidianas de la dinámica de una organización: ¿quién hizo algo?, ¿en qué tiempo?, ¿quién los aprobó?, ¿cuáles son las evidencias generadas?

El concepto del BPM

La oferta de fluig BPM consiste en un modelo visual de estructuración de los procesos. Es una herramienta agnóstica, que se integra con el ERP de TOTVS o de otros proveedores, cuya misión básica es dar a la empresa la visión de cómo están estructurados los procesos en su ERP, o absorber y estructurar procesos no cubiertos por este tipo de herramienta.

Considerando el ejemplo inicial de este texto, con el BPM de fluig, las transcripciones de los procesos se quedan verdaderamente bajo la gestión de la empresa, posibilitándola a hacer pequeños cambios y evoluciones de la manera que los tiempos actuales exigen a una organización. Así, cualquiera que sea la consultoría o su propio personal, soportado por niveles técnicos de TI, internos o externos a la organización, pueden hacer cambios que permitan a la empresa un alto dinamismo sin perder los controles necesarios en sus flujos y evitando la utilización de otras herramientas que dejen los datos dispersos en la organización. Los flujos de trabajo pueden ser accedidos desde cualquier medio (computadoras, tabletas y celulares) de forma que el usuario pueda manejar sus tareas de manera remota y en cualquier momento.

BPM de fluig es ideal para empresas de cualquier industria que deseen estructurar sus procesos y quieran hacer sus procesos más fluidos. Particularmente el control de procesos que manejan archivos inclusos (sean  fotos o documentos de oficina) se beneficia enormemente del manejo de los dos temas en el mismo flujo de trabajo, salvaguardando eficientemente documentos tras la perfecta ejecución de los procesos. El uso de la plataforma es casi infinito, permitiendo el manejo desde un simple checklist (listado de tareas que deben ser hechas), hasta procesos altamente complejos como la trazabilidad de entrega de un producto a cliente.

Al final, debemos entender que los procesos de las empresas no se pueden estancar y que cambian a partir de los movimientos de la competencia y del mercado, o por la búsqueda de una eficiencia más grande o por la capacidad de las empresas de adaptarse a las nuevas condiciones que se presentan. Obviamente, la evolución no depende sólo de las herramientas que utilizan para poner en práctica las nuevas ideas y procesos, sino también de las restricciones que estas propias herramientas permiten, así como de la capacidad de percepción de su personal que esté alineado con la capacidad de emprender de la organización (incluso el intra-emprendimiento). Esta dinámica y las restricciones de ellas derivadas, son pasos determinantes para la perpetuidad de las empresas a largo plazo.

Aunque una empresa tenga excelentes procesos para el día de hoy, las necesidades van evolucionando cotidianamente y posiblemente de manera aislada en cada uno de sus procesos o tareas de trabajo. Esperar para evolucionar a toda la empresa de una sola vez, puede resultar en que estas micro evoluciones dejen de tener sentido o su eficiencia sea perdida o rebajada tras el no aprovechamiento de la ventana de oportunidad con que ella surgió.

En general, espero que en el tiempo que dedicó a leer este artículo, usted haya pensado en por lo menos dos pequeños y sencillos procesos que se podrían cambiar en su organización y que traerían a su empresa más eficiencia. Si logré esto, no lo dude y póngase en contacto con nosotros, su evolución está esperando y fluig puede ser una excelente manera de agregar valor a su organización.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.