1

Coworking: Tips para aumentar su productividad y privacidad (y 2)

No sabemos cuanto tiempo va durar la tendencia de los espacios de coworking en las empresas. Pero están para quedarse en el ahora.

CIO AMÉRICA LATINA | Por Elibeth Eduardo | @ely_e

Como ya hemos visto en distintos reportes, una de las tendencias con las que se encuentran los CIO es replicar – hasta donde es posible – los ambientes de las startups en sus empresas, procurando resultados innovadores… similares.

Podemos tener reservas sobre si esos espacios son “trasladables” o no pero, una de las tendencias que se estamos viendo cobrar más fuerza es, precisamente, la del manejo espacial.

Los espacios de cowork intentan replicar las condiciones de los nómadas digitales pero, para quienes vienen de otras culturas organizacionales, pueden resultar ruidosos.
Ya hemos visto alguna recomendaciones para que no se sienta abrumado o invadido.

Veamos más consejos para que, además de su privacidad, pueda mantener su productividad.

Dominar el flujo de trabajo digital

Una de las ventajas de los entornos abiertos o cobijados de hoy es la capacidad de trabajar en diferentes ubicaciones dentro de una oficina.

Sin embargo, la opción es menos atractiva si usted tiene que arrastrar alrededor pilas de impresiones de papel cada vez que se mueve.

Y eso hace que sea esencial mantener un flujo de trabajo digital. En este sentido, los escáneres de hardware pueden ayudar a digitalizar los materiales, pero las aplicaciones para smartphones como ComScanner son – a menudo – mejor opción.

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR), incluyendo ABBYY FineReader , puede hacer que sea sencillo para convertir documentos escaneados en texto, mientras que el software de PDF como Nitro Pro 11 puede gestionar los flujos de trabajo PDF y convertir archivos PDF a formatos Word, Excel y PowerPoint.
videoconferencia grupal

Otras herramientas de colaboración también pueden ser extremadamente útiles en ambientes de coworking. Por ejemplo, las apps de toma de notas como Evernote y OneNote pueden ayudarle a mantener información digitalizada que no requiere ser acarreada como el papel.

Sincronización de nube como opción de seguridad

Los accidentes son más propensos a suceder cuando usted se mueve con frecuencia o arrastra su laptop al cambia de lugar.

Para una interrupción mínima del trabajo y para evitar la pérdida de datos, asegúrese de que los archivos más recientes siempre estén disponibles sincronizando con un servicio de almacenamiento en la nube.

También es una buena idea evitar almacenar archivos en su escritorio, ya que normalmente no se sincroniza, a menos que cree una regla de sincronización adecuada para cubrirla.

Asegúrese de mantener los datos importantes como los marcadores del navegador y los archivos de contraseñas cifradas en sincronización, también.

Manténgase al día

Menos paredes y cubículos pueden significar más distracciones y conversaciones aleatorias. El seguimiento del tiempo personal puede desempeñar un papel crucial en el mantenimiento de la productividad.

Hoy en día existen muchos rastreadores de tiempo funcionales, aunque Toggl es uno de los más intuitivos y fáciles de usar. Otra opción, la aplicación RescueTime se ejecuta en segundo plano y controla el tiempo dedicado a las apps y sitios web, así como brinda informes sobre la cantidad de tiempo que dedica a responder emails o navegar por sitios web de medios sociales, entre otras cosas.

Para trabajar en una oficina abierta o en un espacio de coworking es necesario acostumbrarse. Sin embargo, el concepto puede ser gratificante para los trabajadores que les gusta colaborar, disfrutar de la libertad de moverse y apreciar entornos más dinámicos.

Si cae en uno de estos grupos, los consejos anteriores le ayudarán a trabajar de manera más eficiente y segura.