Paperless Office: tendencia que crece en las empresas

Los servicios gestionados de impresión impulsan la innovación en las empresas haciendo más eficientes los procesos, brindando mayor seguridad, productividad, cuidado de costos y favoreciendo la sustentabilidad.

Por: María de los Ángeles Álvarez, Gerente de Canales para Xerox Argentina.

El mundo avanza a una velocidad que desafía constantemente a las compañías y a sus proveedores para lograr un trabajo diario más simple y eficiente. Pero en esta carrera hay tendencias que marcan el camino y debemos adaptarnos a los nuevos requerimientos para mantenernos vigentes en el mercado. Una de ellas es el uso responsable del papel en los procesos de negocios, el conocido paperless.

Hace un par de años se habló de la desaparición por completo del papel en el trabajo, reemplazándolo por otros métodos, pero la experiencia ha demostrado que sigue vigente y que es indispensable en algunos procesos. Sin embargo, su uso se ha modificado para ser más amigable con el medio ambiente.

María de los Ángeles Álvarez, Gerente de Canales para Xerox Argentina.

Una de las respuestas a la tendencia paperless se basa en la digitalización de documentos. De hecho, es una conducta cada vez más aceptada en el mercado, ya que la reciente encuesta Digitization at Work realizada por Xerox a encargados de TI de diversas organizaciones, muestra que al menos el 70% de las empresas consultadas generarán iniciativas de migración a procesos digitales en los próximos dos años, dando cuenta de esta nueva forma de ejecutar las tareas propias de los negocios a través de “flujos de trabajo” integrados a otras plataformas actuales como los ERPs. Y ya para el 2018 se espera que sólo el 10% de los procesos de negocios utilicen soporte físico.

Pero ¿cómo las empresas realizarán esta migración del trabajo en papel a documentos digitales? Y, ¿cuál es el rol que juegan los servicios gestionados de impresión?

Hay que recordar que las impresoras multifuncionales son la puerta de entrada a la digitalización y gestión documental dentro de las compañías y, por tanto, los servicios gestionados de impresión (Managed Print Services o MPS, por sus siglas en inglés) son el puntapié inicial para tener una estrategia documental en las oficinas.

Ante este escenario, el canal de distribución juega un rol transformador para el cliente, ya que será quien lo acompañe en este proceso de cambio, entregando las mejores soluciones para lograr el objetivo buscado. Asimismo, el servicio de MPS que se entrega debe estar a la altura de las necesidades, ofreciendo mucho más que una administración de impresiones, sino entregando una herramienta de modernización de los procesos internos.

En este punto es donde debemos hablar de una Nueva Generación de Servicios Gestionados de Impresión (MPS Next Generation), donde el objetivo es hacer más eficiente a la empresa, entregándole seguridad, productividad, sustentabilidad y cuidado de sus costos.

Para que los canales puedan sumarse a lo que denominamos MPS Next Generation, deben trabajar internamente con el objetivo de ofrecer las siguientes capas de procesos para las empresas.

  • Evaluación y optimización: es esencial realizar un levantamiento de información exhaustivo para detectar las reales necesidades del cliente, y así ofrecer una solución que se ajuste a sus requerimientos. Con este relevamiento es posible incorporar un eficiente servicio de impresión gestionado u optimizar el que actualmente tiene la empresa. Esta etapa inicial permitirá incorporar ahorros y un manejo sustentable de los suministros.
  • Seguridad e Integración: Uno de los aspectos más delicados de los servicios digitales y en red es la seguridad de los sistemas, ya que para todas las compañías es importante tener resguardada su información ante posibles ataques cibernéticos. Por esto, es vital que el canal entregue al cliente la garantía de que cuenta con un respaldo reconocido en materia de seguridad, haciendo del MPS una solución y no una amenaza. La integración permitirá conectar todos los elementos TI de la compañía a una plataforma segura y confiable, en beneficio de una gestión más eficiente e incluso incorporará movilidad a los procesos, facilitando el teletrabajo.
  • Automatizar y Simplificar: Con los dos procesos anteriores realizados de manera exitosa y gracias a los datos recabados, el canal tendrá las herramientas para activar procesos de gestión documental eficientes, entregando flujos de trabajo que ayudarán a realizar labores en menor tiempo y de manera más sustentable.

Cabe destacar que cada uno de estos niveles requiere del compromiso de los colaboradores de la empresa, ya que vivirán cambios en su forma de trabajo. Es por esto que el canal también debe entregar los espacios de instrucción para lograr un exitoso proceso de modernización en la compañía.

 

Adolfo Manaure

Entusiasta por la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO de @cioamericalat y @PCWorldespanol.