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¿Qué es una Project Management Office (PMO) y por qué la necesita?

Las empresas que buscan una mayor eficiencia y un control más estricto de están abriendo Project Management Offices (PMO) en números crecientes.

 

CIO AMÉRICA LATINA | Por Elibeth Eduardo | @ely_e

En un trabajo reciente recogíamos una investigación de IDC en la que se daba cuenta de que las empresas están modificando sus estructuras de cargos para hacer frente a los retos y destrezas que demanda la transformación digital.

Una de estas tendencias apunta a la creación de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) la cual es un grupo – interno o externo a una empresa – que:

• Establece
• Mantiene y
• Asegura estándares para la gestión de proyectos en toda esa organización.

En este equipo estarán, entonces, los encargados de establecer (y ejecutar) mejores prácticas, monitorear el estado del proyecto así como que la dirección del mismo, todo él se encuentre en un solo lugar.

Al final del día, las PMO están para ayudar a las organizaciones a brindar valor a sus grupos de interés en sus distintos proyectos y programas”, explicó el vicepresidente de desarrollo de carrera profesional del Project Management Institute. Brian Weiss.

Tendencia creciente

De acuerdo con una investigación reciente de PM Solutions:
• 85% de las empresas tenía una PMO en 2016.
• Esto es 5% más que en 2014.
• 30% de las empresas, sin embargo, no tienen hasta ahora ningún plan para implementar una PMO.

Pero, ¿en realidad, qué debería hacer una PMO? En principio, asegurarse de que los procedimientos, las prácticas y las operaciones de la compañía sean correctas, se completen a tiempo, dentro del presupuesto y todo en forma unificada.

“Las PMO están ahí para garantizar el éxito del proyecto y el programa, y eso es fundamental porque las organizaciones brindan valor a través de proyectos y programas”, dijo Weiss. “Cómo lo hacen depende de cómo estén ubicados dentro de la organización”.

De acuerdo con el PMI’s 2017 Pulse of the Profession, las empresas que alinean su PMO y a toda la empresa con una estrategia tenían:
• 38% más probabilidades de que los proyectos cumplan con los objetivos originales y la intención de negocios con los que fueron concebidos.
• También tuvieron un 33% menos de proyectos considerados fallidos que las empresas que no tiene PMO.

Michael Fritsch, vicepresidente de PMO en Confoe, empresa que proporciona servicios de PMO y ayuda a las empresas a crear sus propias PMO internas, dice que un buen PMO:
• Proporciona beneficios tangibles, repetibles y de largo plazo al negocio.
Alinea con estrategia y cultura corporativa.
• Es lo suficientemente ágil como para adaptarse a los cambios de estrategia.
• Es un habilitador clave para la organización de alto rendimiento.
• Integra datos e información de proyectos estratégicos corporativos / apoya el cuadro de mandos equilibrado.
• Permite compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas para el éxito del proyecto en toda la empresa.
Identifica y desarrolla la metodología de gestión de proyectos, mejores prácticas y estándares.
• Entrena, asesora, entrena y supervisa a los gerentes de proyectos y al personal.