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Descubra cuál es el tipo de PMO para su empresa

Las PMO son una tendencia creciente, entre otras cosas, para acelerar la transformación digital. Pero cada empresa crea la suya “a su manera”.

CIO AMÉRICA LATINA | Por Elibeth Eduardo | @ely_e

Según el más reciente informe 2017 Pulse of the Profession del Project Management Institute (PMI), la aceleración de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) en las empresas es una consecuencia de los mejores resultados en el cumplimiento de mechas, fechas y presupuestos de las que adoptan esta estructura.

Probablemente, también sea consecuencia de que las empresas que generan su propia PMO ya han establecido que tienen fallas en su gestión de proyectos, probablemente han identificado las mismas y crean todo un equipo para corregir esto en una forma de profecía autocumplida que bien podríamos ver como círculo virtuoso.

Esto explicaría también las variaciones entre los roles y tipos que las organizaciones están asignando a esto equipos y su líderes a la hora de encarar desde proyectos específicos hasta la generación de propuestas para la transformación de otros departamento (incluyendo TI) en su empresa.

Las PMO están ahí para garantizar el éxito del proyecto y el programa, y eso es fundamental porque las organizaciones brindan valor a través de proyectos y programas. Cómo lo hacen depende de cómo estén ubicados dentro de la organización”, explicó el vicepresidente de desarrollo de carrera profesional del Project Management Institute. Brian Weiss.

¿Cuál es su tipo?

Si clasificamos a las Project Management Office (PMO) por los tipos de soportes que se suelen requerir en una organización diríamos que hay TRES (03) tipos mínimos de PMOs: de soporte, control y directiva.

1. PMO de Soporte

Este es el tipo de “contingencia”: proporciona ayuda si es necesario. Según el vicepresidente de PMO en Confoe, Michael Fritsch, es la mínima expresión (con los peores resultados) de este tipo de estructura. Si baja jerarquía dentro de la organización permite que su impacto sea casi circunstancial.

“Te daremos ideas, te daremos mejores prácticas y puedes ignorarnos por completo y no diremos nada”, describió.

2. PMO de control

Este tipo intermedio no es totalmente independiente de quienes lo consultan, pero tampoco es un maestro de tareas que va a ejecutar por otros.

“Pone, en cierta medida, control en los proyectos. Proporciona plantillas, procedimientos y realiza informes para el resto de la empresa. Se trata del punto medio en cuanto a la aplicación de algunas normas, proporcionando ayuda, pero no está a cargo de todo”, explicó Fritsch, destacando que este es el tipo más común de PMO.

3. PMO Directiva

Aquí no sólo tenemos una oficina y un equipo. También tenemos un gerente que puede ser de mediana a alta jerarquía.

En esta versión la PMO dirige la gestión de proyectos, apoya y controla el mundo, y no deja espacio para moverse sobre las plantillas, los procedimientos y los requisitos de presentación de informes detallados.

Son más comunes en entornos altamente regulados y de alto riesgo según explicó el experto.

 

Otra clasificación

Las PMOs también pueden clasificarse según su orientación: de cara interna o externa.
“Las PMO internas acortan la brecha entre los equipos que están desarrollando ágilmente y desarrollando muy iterativamente”, señaló el gerente sénior de World Wide Technology, Jeff Grieshaber, quien destacó que son comunes en organizaciones que ejecutan grandes programas de transformación de procesos comerciales.

Para este especialista, Las PMO externas son muy similares a las internas, distinguiéndose por su capacidad de interactuar con los que serán beneficiarios de su gestión.
“Son realmente buenas para comunicarse con los clientes, las partes interesadas y los equipos de productos que están desarrollando el trabajo que se está administrando”, explicó Grieshaber, destacando que pueden ser de especial ayuda para el CIO.

No obstante, estos perfiles pueden modificarse muy pronto. Gartner espera que el papel de la PMO cambie debido a la transformación digital, especialmente a medida que la inteligencia artificial penetre y se apropie más de funciones tradicionales de PMO.

La firma predice en su informe de abril de este año que las múltiples PMO que pueden existir ahora dentro de una organización se unirán en una función relacionada con el cambio, la estrategia, la evolución del proyectos y la gobernanza de la organización.